Gérer les achats et les approvisionnements

...

- Évaluez l’impact de cette augmentation des ventes sur les stocks de début et de fin de la semaine 44. Qu’observez-vous ?

Proposition de réponse

Stock en début de semaine 44 = stock en fin de semaine 43 = stock en début de semaine 43 + quantité livrée en semaine 43 – consommation effective de la semaine 43

= 4 + 81 – 60 = 25

Ventes prévisionnelles de la semaine 44 (N) : 42

Stock initial : 25

Il y a risque de rupture de stock en semaine 44 : 25 – 42 = – 17 sachets.

Stock final de la semaine 44 = – 17

- Proposez une solution à mettre en œuvre immédiatement pour remédier au problème constaté.

Proposition de réponse

Le délai de livraison étant d’une semaine et aucune livraison n’étant prévue en semaine 44, la solution de dépannage à mettre en œuvre immédiatement est d’envoyer un salarié du magasin chercher, dès le lundi, la vingtaine de sachets de pommes manquants. Il y a peu de kilomètres à parcourir, c’est l’avantage du recours à un producteur local. Cela donne de la souplesse en cas de rupture de stock mais il faut, bien entendu, recourir à cette solution de façon exceptionnelle. Pour éviter que ce genre d’incident ne se reproduise, il faut donc envisager d’améliorer le système actuel de gestion des approvisionnements.

- Réfléchissez à une amélioration possible du système actuel d’approvisionnement afin de mieux faire face aux aléas éventuels entre deux dates de livraison.

Proposition de réponse

Le système de la gestion calendaire montre ses limites en cas de demande irrégulière. Il manque de souplesse et de réactivité face à une rupture de stock sur une catégorie de produits.

Par ailleurs, on constate ici que le stock de sécurité est insuffisant pour faire face aux fortes variations de la demande entre deux périodes d’approvisionnement.

Deux solutions sont envisageables pour remédier au problème :

– soit augmenter le niveau du stock de sécurité.

– soit modifier le système de gestion des approvisionnements.

1re solution envisageable : augmenter le niveau du stock de sécurité

Le stock de sécurité est déterminé d’après le rythme moyen de consommation du produit et les écarts observés par rapport à cette moyenne.

Consommation moyenne observée sur 12 semaines : (36 + … + 36) / 12 = 40

Plus grand écart prévisionnel observé par rapport à la moyenne : 48 – 40 = 8

Le stock de sécurité actuel étant de 4, il faudrait donc le doubler pour mieux faire face aux aléas. Cependant, cela serait encore insuffisant en cas de forte variation de la demande, comme dans la situation observée en semaine 43.

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2e solution envisageable : passer à la méthode du point de commande

Ce système convient mieux à une demande irrégulière. Il est plus souple et réactif. Il permet aussi d’avoir un stock de sécurité plus faible, mais encore faut-il que le producteur puisse offrir cette souplesse et livrer ses clients à la demande. C’est une condition d’achat à négocier éventuellement avec le producteur s’il y a souvent des ruptures.

- Régler un litige avec un fournisseur

- Notez sur une fiche les différentes étapes de votre appel.

Proposition de réponse

Ce genre d’incident peut arriver. Il faut le régler avec courtoisie et fermeté tout en s’assurant qu’il ne se reproduira plus.

– Formule de politesse.

– Se présenter.

– Présenter l’objet de l’appel : réclamation.

– Demander des explications à l’agriculteur.

– S’assurer que l’agriculteur utilise bien des plants certifiés.

– Vérifier qu’il respecte bien la norme AFNOR-NF V25-111 et lui demander de fournir les attestations correspondantes.

– Lui demander de venir récupérer rapidement, à sa charge, la tonne de pommes de terre contaminées par le mildiou et de livrer en remplacement une tonne de pommes de terre exemptes de pourriture.

– Demander à bénéficier d’un avoir de 3 % pour préjudice commercial, à déduire du montant de la prochaine facture.

– Remercier pour l’esprit de coopération si l’agriculteur accepte les conditions de reprise et préciser que l’on reste vigilant sur la qualité des prochaines livraisons.

– Formule de politesse.

- Rédigez le courrier de confirmation de cet accord en utilisant un logiciel de traitement de texte (Word, OpenOffice…).

Proposition de réponse

La lettre doit comprendre trois parties :

– l’en-tête ;

– le corps de la lettre ;

– la conclusion.

Elle doit mentionner clairement et précisément tous les engagements pris par l’agriculteur au téléphone afin qu’il n’y ait aucun malentendu.

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