Gérer les achats de petits matériels et de fournitures de bureau

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Les fournisseurs classiques présentent l'avantage de permettre un contact direct avec le vendeur. Cette proximité favorise le conseil et la négociation. Cependant, ce type de relation nécessite des entretiens directs qui peuvent faire perdre du temps. En outre, les fournisseurs classiques imposent des volumes d'achat minimaux.

L'achat sur Internet permet de :

- – faire jouer facilement la concurrence grâce aux comparateurs de prix ;

- – utiliser simultanément les services de plusieurs fournisseurs ;

- – gagner du temps : la commande peut se faire à tout moment ;

- – acheter en petites quantités ;

- – bénéficier d'une remise à jour régulière des catalogues et des tarifs ;

- – suivre en continu la commande.

V - Suivre la commande

Après avoir passé une commande, il est nécessaire de vérifier sa réception par le fournisseur et sa bonne exécution en relançant, si nécessaire, le partenaire.

VI - Vérifier les livraisons

Il est nécessaire de vérifier chaque livraison en comparant le bon de commande, le bon de livraison et la marchandise livrée. Les erreurs de nature, de quantité et les problèmes de qualité doivent être immédiatement signalés au fournisseur. En cas d'erreur importante, ne pas hésiter à refuser la livraison.

VII - Ranger les fournitures

Les fournitures doivent être soigneusement rangées dans une pièce ou une armoire fermée à clé. La conservation des fournitures courantes pourra être déléguée aux assistants des services.

VIII - Distribuer les fournitures

Les fournitures doivent être distribuées au fur et à mesure ou, pour les fournitures courantes, par dotation aux différents services de leurs commandes respectives.

IX - Gérer les stocks

Pour les fournitures courantes (stylos, chemises…), un contrôle visuel peut être suffisant. Pour les fournitures plus sensibles (toner, ramettes de papier, agrafeuse…), des fiches de stock peuvent être dressées. Pour éviter toute rupture de stock, il est indispensable de fixer un niveau de stock dit « d'alerte », à partir duquel une commande doit être passée. Ce stock d'alerte doit permettre une consommation normale en attendant la livraison de la commande.