Études de la gestion de stock et approvisionnement

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Schéma de la procédure d’achat

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Nous définirons la fonction achats comme la fonction responsable de l’acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise. Cette mission doit en général s’exécuter dans le respect des points suivants : niveau de qualité exigé, livraison des quantités souhaitées dans les délais attendus dans les meilleures conditions de service et de sécurité d’approvisionnement.

- Identification du besoin

Il est évident, et nous l'avons vu en examinant les processus de décision d'achat, que tout achat trouve son origine dans l'émission d'un besoin provenant d'une certaine source dans l'organisation.

Dans le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.

En effet, dans certaine cas, le besoin peut concerne des composant ou matières entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps, ou qui sont spécifique à un nombre très limité de produits finis.

Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, très consommé, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est régulièrement répartie, et qui de ce fait seront géré ou non sur stock.

Enfin, le besoin peut concerner un article ou service à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans les produits finis, et gérer ou non sur stock.

- Demande d’achat :

On a alors coutume d'utiliser la procédure classique de demande d'achat, transmise par tous les services demandeurs.

Cette demande d'achat comporte en général les informations suivantes :

- Description détaillée du besoin ;

- Numéro de code (s'il existe) ;

- Quantité souhaitée ;

- Délai sous lequel l'utilisateur souhaite la mise à disposition.

Les demandes d'achat (D.A) proviennent de tous les services de l'entreprise dans lesquels des matières, fournitures, équipement ou services sont consommés. Il est nécessaire qu'elles soient approuvées (signées) par un responsable, ou toute autre personne habilitée au faire. Dans ces conditions, le service achats dispose de la liste des « signatures » autorisées, ainsi éventuellement du montant maximum des dépenses autorisées par signataire.

En général, la D.A. est émise en deux exemplaires :

- le premier, est destiné à l’achat pour enregistrement de la demande, et déclenchement effectif de la commande ;

- la seconde est renvoyée au demandeur comme accusé de réception.

- Vérification des besoins

Lorsque le service achat reçoit une D.A., il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement défini, et qu'il correspond pour l'entreprise à une décision économique.

A l'occasion, il est possible et souhaitable de se poser certaines questions, comme celles qui suivant à titres d'exemple :

- Cette D.A. concerne un produit qui doit être approvisionné sur un marché achat actuellement en pénurie : n'existe-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui être substituable sous quelques modification mineures ?

- Cette D.A. concerne-t-elle une fourniture normalement tenue en stock ?

- Cette D.A. concerne un équipement ou un outillage particulier que souhait une unité de fabrication. Comporte-t-elle en conséquence l'ensemble des renseignements ou spécification qui permettront au (x) fournisseurs (s) potentiel (s) de répondre à toute consultation ?

- Cette D.A. porte une petite quantité pour une certaine fourniture.

- Cette décision est-elle bien économique pour l'entreprise, et ne vaut-il pas mieux s'assurer auprès des utilisateurs de l'intérêt éventuel de passer une commande de taille plus importante ?

- etc.

- Sélection des fournisseurs

Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus de décisions d'achat, et étape importante du traitement des commandes, l'évaluation des fournisseurs doit s'appuyer sur la collecte d'un grand nombre d'information, obtenues par des sources internes et externes à l'entreprise.

Elle permettra par la suite d'effectuer une sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat.

Mais toute évaluation suppose d'abord de réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à définir ce que l'on appelle un « bon fournisseur » pour un achat, représentant le compromis idéal dans une certaine situation.

- Critères classiques

Au nombre de ces critères, on retrouve principalement :

- la qualité des fournitures, généralement observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à l'occasion de contrôles de qualité ; la comparaison du taux de rebuts entre fournisseurs concurrents, ou par rapport à un taux estimé comme acceptable, permet cette évaluation ;

- Le respect des dates de livraison ;

- Le coût d'achat incluant le prix d'achat, les conditions de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche, transport, coût financier du stock, etc.).

- Autres critères :

Au nombre de ces critères,