Fiche E4, fiche descriptive de situation de communication

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Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs : Moi-même, gestionnaire administratif stagiaire ; madame Noémie LALA, Manager

Relation entre les acteurs : relation de confiance car les missions de la gestionnaire administrative me sont confiées en autonomie notamment des missions confidentielles.

Canal : Face à face

Lieu : Bureau du manager

Temps : 5 min

• Enjeux

Pour moi-même :

- Relationnel : instaurer un bon climat avec le supérieur, maintenir une relation de confiance.

- Identitaire : donner une image professionnelle.

- Informatif : recueillir des informations nécessaire à la bonne exécution de mon travail.

Pour Noémie LALA :

- Relationnel : instaurer un bon climat et un cadre qui favorise une ambiance conviviale.

- Identitaire : donner une image professionnelle et conforter sa position en transmettant des consignes claires, de manière assez directive.

- Informatif : Informer l’assistant et de lui confier d’autres missions.

• Forme de la communication : Communication interne et formelle

• Techniques et outils de communication utilisés : Prise de note, écoute active.

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Lorsque que ma tutrice s’est trouvée en arrêt maladie, je suis allé après chaque mission dans le bureau de Noémie pour faire un point.

Il est 15h15 lorsque j’entre dans le bureau de Noémie. Apres avoir effectué le tableau de recrutement et avoir achevé la liste de recensement des besoins en mobiliers et matériels post-déménagement, elle m’a invité à venir dans son bureau afin de faire un point sur cette mission. Je lui ai présenté ces documents. Elle me précisa qu’il fallait modifier une information dans le tableau de recrutement, à savoir de réunir les colonnes « Nom » et « Prénom ». Ensuite elle me pria de lui transmettre le tableau corrigé avant 18h. Après cela, elle me demanda de faire la synthèse des absences de la DPAJ avant le 03/06/2016. Je pris des notes sur les différentes étapes pour faire une synthèse des absences. Ensuite, elle me montra un exemple sur son ordinateur et me demanda d’effectuer la synthèse de la personne suivante. Après cela, j’ai rapidement relu mes notes et j’ai fait un récapitulé des nouvelles consignes. Elle approuva. Je l’ai remercié puis ai quitté son bureau pour réaliser ce nouveau travail.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Dans cette situation, j’ai su faire preuve d’écoute active cela s’est traduite par la prise en note, des acquiescements et des récapitulatifs. J’ai également posé de nombreuses questions.

Enfin, j’ai gardé tout au long de cet entretien une attitude professionnelle et me suis montré attentif et souriant.