Fiche E4, fiche descriptive de situation de communication

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Contexte relationnel

- Composantes de la communication

Acteurs : Moi, Assistante Service Implantation

Irène Régnier, Manager

Relation entre les acteurs : Je suis nouvelle dans l’organisation depuis un mois, nos relations sont professionnelles, cordiales et toujours courtoises, parfois informelles.

Canal : Oral en face-à-face puis au téléphone.

Lieu : Bureau du manager puis téléphone à la réception (mon poste de travail de la matinée).

Temps : 10 minutes.

- Enjeux

J’ai enjeu informationnel, identitaire et relationnel car je dois recueillir les consignes de mon manager tout en instaurant avec elle une relation de confiance face aux tâches confiées. Irène Régnier a un enjeu informationnel d’une part car elle doit me donner des tâches à réaliser et d’autre part un enjeu identitaire, elle me soumet son style de management.

- Forme de la communication

Interne et interpersonnelle.

- Techniques et outils de communication utilisés

Ecoute active, questionnement, courtoisie, technique de prise de notes à l’aide d’un document préparé à l’avance.

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

Comme chaque matin en arrivant au stage et avant de m’installer à mon poste à la réception, je vais recueillir les consignes qu’Irène me donne pour la matinée, ou la journée, si elle a beaucoup de travail. Généralement, je retourne la consulter durant la journée si j’ai une question, et pour rendre compte de mon travail sans la déranger outre mesure. Ce matin, elle me confie donc les tâches suivantes : création d’un graphique sur les statistiques d’un questionnaire établi sur place au séminaire de Paris, rédaction d’un article en rapport avec le séminaire et les résultats du questionnaire pour INFO: magazine de la Chambre, une fiche procédure à créer concernant une manipulation sur le logiciel de comptabilité « Opera » et redirection du courrier au programme. Je lui demande alors la priorité et elle me propose de commencer par l’article à l’aide du graphique que j’aurai réalisé car la date de publication du magazine bimensuelle approche et elle aimerait y soumettre l’article. J’acquiesce avec sourire après avoir tout pris en note et lui indique que je m’y atèle tout de suite. Quelques minutes plus tard, alors que je me suis installé à mon poste et que j’ai commencé mon travail, le téléphone sonne, c’est Irène. Elle emploi un ton pressé, et me demande de lui traduire un email en anglais pour un client qu’elle vient de me transmettre sur ma boîte mail. Je lui réponds rapidement que je m’en occupe et le lui renvoi dès que c’est fait. Avant de raccrocher, elle ajoute une ultime demande, elle m’indique qu’elle m’envoie également les propositions et contrats de deux sociétés dont je dois créer les dossiers sur la plateforme commune, je prends congé en acceptant de m’en charger.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle

La situation de communication a été globalement efficace car j’ai bien pris en note toutes les consignes de mon manager grâce à une écoute active en face à face puis malgré la rapidité au téléphone avec laquelle elle m’a énoncé le travail. J’ai posé les questions qui me semblaient nécessaire à la bonne coordination de mes tâches et j’ai su m’adapter au style de management délégatif d’Irène Régnier ce qui a permit d’instaurer davantage un climat de confiance entre elle et moi.