Fiche E4, communication professionnelle en français et en langue étrangère

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Contexte relationnel :

- Composantes de la communication :

Acteurs :

Brigitte TREIL – Assistante de Direction

Autres services

Inês DO NASCIMENTO MARQUES – Stagiaire

- Enjeux :

Pour moi les enjeux relationnel et informatif sont importants car mener à bien cette tâche montre à ma tutrice mon efficacité et mes compétences informatiques et organisationnelles et de savoir compléter les informations.

Mme TREIL veut que le tableau soit bien détaillé et que je suis efficace dans les tâches réalisés.

- Forme de la communication :

Communication Orale en interne

Communication directe et formelle d’une durée de 5/10 minutes

- Techniques et outils de communication utilisés :

Documents informatisés mis sur le réseau ainsi que sur format papier.

J’ai privilégié une écoute active (elle m’explique comment mettre à jour le tableau, je lui pose des questions et je reformule ses phrases pour être sur que j’ai bien compris).

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LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

Je me suis rendu dans le bureau de Mme LAVIOS, comme elle m’avait demandé à 8h00, et je l’informe de ce que j’ai fait pendant qu’elle était en congés (enregistrement des factures free, classement des voyages de mai, commande de fournitures, recherches des tarifs portable, recherche d’un studio). Je suis donc la première à prendre la parole durant notre échange.

Je mets en avant mes compétences d'écoute et organisationnelles afin de présenter mon travail dans les meilleures conditions, une stratégie de coopération et une écoute mutuelle sont mises en œuvre pour pouvoir expliquer les documents.

Les documents que je dois expliquer sont classés sur des pochettes par activité, Mme LAVIOS me demande de lui montrer les documents et d’expliquer les résultats trouvées.

Mme LAVIOS est plutôt : calme, reposée et sereine.

Moi j’étais anxieuse (peur de décevoir Mme LAVIOS, mais j’essaie d'être la plus claire possible)

Je suis assise devant Mme Lavios, entrain de l’expliquer les documents finalisés.

J’essaie d’installer un climat de confiance car Mme LAVIOS sait qu’elle peut compter sur moi pour réaliser toutes les tâches demandées. Je lui rappelle que je reste disponible pour une prochaine tâche.

Les signes para-verbaux sont, un débit de voix lent, ton calme lors des explications et détendu des deux parties

Les signes non-verbaux sont, des hochements de tête et des gestes effectués par Mme Lavios (bras et mains).

Une stratégie de coopération est mise en place pour aboutir à un consensus final.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle

Je pense que l’écoute active ainsi que le comportement facilitateur de mes supérieurs, la utilisation de plusieurs logiciels informatiques (Gmail, Word, Excel, PowerPoint..) et le moyen de communication téléphoné m’ont permis de mener à bien mes tâches administratives .

Les échanges avec Mme LAVIOS ont eu lieu dans un climat de confiance et une bonne entente malgré mon anxiété. Mon objectif était de rendre compte de toutes les tâches réalisées et pour cela j’ai préparé cette réunion et j’ai défini le vocabulaire que je devrais employer.

L'objectif de Mme LAVIOS était de vérifier que toutes les tâches soient réalisées et analyser les documents pour qu’ensuite nous puissions les présenter au Directeur, M. Gregori.

Mme Lavios a été satisfaite de mon travail, cela m’a permis d'avoir plus confiance en moi et de diminuer mon anxiété.

Notre échange était, rapide, clair, efficace et sans malentendu grâce à l’écoute active.

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