Fiche E4: communication professionnelle en Français et en langue étrangère (espagnol)

...

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE

Assistante est allée chercher les candidats à la porte d’entrée de la COCEF. Elle les a salué verbalement, s’est présentée et les a fait entrer dans l’entreprise. Elle les guide dans les locaux jusqu’à la salle où se déroule le test.

Une fois à l’intérieur, elle les a réuni et leur a demandé leurs documents d’identité. Ensuite, elle les a fait entrer dans la salle où se déroule l’examen linguistique. Elle leur a fait poser leurs affaires et les a fait s’installer.

Elle procède à l’explication des consignes et leur remet les copies et les sujets de l’examen. Elle met en place les affaires nécessaires afin que l’examen se déroule correctement. Si besoin, les candidats posent des questions en rapport avec l’examen.

L’examen se passe en plusieurs parties (trois parties) pour une durée totale de trois heures. L’assistante doit donc être attentive à chaque fin de partie pour mettre rapidement en place la partie suivante.

Une fois l’examen terminé, l’assistante doit procéder au ramassage des copies et des sujets de chacun des candidats. Elle doit par la suite, gérer le paiement de chaque candidat (carte bancaire, chèque ou espèce). Une fois toutes ces actions accomplies, elle doit faire signer et faire remplir une feuille qui permettra de prouver la présence et le paiement du candidat.

Elle a réalisé cet accueil en langue espagnol.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Lorsque l’assistante accueille les candidats, elle représente l’image de l’entreprise et de son manager. Cet accueil formel est mis en valeur par son professionnalisme.

L’accueil semble réussi étant donné que Malvin adopte la démarche propre à l’accueil en face à face qui est de saluer son visiteur en souriant, en se présentant, en indiquant le chemin aux candidats et en les accompagnants jusqu’à leur installation.

Une fois que les candidats ont été accueillis, elle reste professionnelle et les fait s’installer rapidement et courtoisement. Elle fait preuve d’empathie et les rassure (l’examen va bien se passer…).

A la fin de cet accueil, l’assistante les accompagne jusqu’à la porte d’entrée et prend congé.