Event communication

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temps, pour la gestion et la coordination d’une équipe. Le chef de projet est l’intermédiaire direct en le client et l’équipe d’employés, afin d’être au maximum à l’écoute du client, et en parallèle efficace dans l’avancement du projet.

Le chef de projet est également un bon commercial, toute occasion de démarcher des clients est bonne à saisir.

Il est également à noter que le chef de projet doit savoir gérer un portefeuille (budget) pour limiter au mieux les dépenses.

4- Les tâches réalisées :

Tout au long de ce stage, j’ai pu exercer différentes missions. En effet, à chaque événement une nouvelle mission m’était confiée, car chaque événement est unique et ne requiert pas toujours les mêmes prestations. Ainsi je détaillerai mes missions par rapport aux différents événements dans lesquels j’ai été impliqué.

Tout d’abord, afin de me familiariser avec le milieu, de découvrir les différentes activités de l’entreprise, son fonctionnement ainsi que le comportement à adopter vis-à-vis des clients, on m’a confié trois tâches.

Il s’agissait d’une part, d’assister directement à de petits événements récurrents tels que les conférences de presse organisées par l’agence marocaine de presse (MAP). Lors de ces conférences j’ai pu découvrir l’ensemble du volet accueil au côté des hôtes et hôtesses, ainsi que le volet interprétation (traduction simultanée), et enfin de longs moments passés aux côtés des techniciens spécialisés dans la gestion du son, des lumières et des projections.

Les prestations commandées pour l’organisation de ces conférences de presse sont très minimes, il s’agit notamment de la sonorisation, de l’accueil et de la traduction simultanée. Au cours de ces conférences de presse, qui avaient lieu au minimum une fois par mois, je me suis familiarisé avec le milieu et pu pratiquer plusieurs langues (Arabe, Anglais, Français,…) car j’étais en contact permanent avec des participants étrangers (Français, Américains, Espagnols,…).

Par ailleurs, lorsque je n’étais pas sur le terrain, j’avais pour principale mission d’élaborer un dossier de présentation de la société L’Evénementiel en français. Pour se faire, je devais me baser sur une version antérieure dont le contenu et la mise en page ne convenait pas.

C’est ainsi, avec l’aide du service infographie, et grâce à l’ensemble des informations récoltées au cours de mes premières semaines au sein de l’entreprise, j’ai dû revoir toute la mise en page du dossier et j’ai pu élaborer et proposer ma propre présentation finalisée du dossier escompté.

Tous les clients de la société pourront ainsi consulter ce dossier afin de s’informer sur l’ensemble des services proposés. Ce document pourra être un outil d’aide à la décision dans le choix du prestataire.

La réalisation de ce dossier m’a également permise de prendre connaissance de l’ensemble des activités de la société, et d’assimiler un certain nombre de termes techniques relatifs à l’univers de l’événementiel qui m’auront permis, à mon tour, d’apporter une assistance aux clients intéressés, dans le chois des prestations proposées par la société.

En parallèle, je devais quotidiennement vérifier les appels d’offres figurant sur les journaux nationaux. Et là, il s’agit d’être très méticuleux et ne laisser passer aucun projet susceptible d’être bénéfique pour l’entreprise. Les appels d’offres intéressantes sont exposées par la suite au directeur général qui se charge de sélectionner les événements pour lesquels il souhaite impliquer l’entreprise et désigner un chef de projet qui s’occuperait de l’élaboration du dossier à déposer en réponse à l’appel d’offre en question.

Tout au long de mon stage au sein de l’Evénementiel j’ai eu l’occasion d’assister à plusieurs événements dont l’importance (en terme d’effectif) diffère. Je vais donc commencer par décrire quelques-uns de ces événements pour aller ensuite dans le détail concernant un événement principal, dans lequel j’ai été fortement impliquer également.

 Meeting organisé par le PPS

Le 30, 31 mai, 1 et 2 juin, se tenait à Bouznika un meeting organisé par le Parti du Progrès et du Socialisme Marocain (PPS). Ma mission au cours de cet événement consistait en la prise en charge du volet badge : la confection, la production, la conception d’une base de données et tenir les comptes en terme de badge réalisés. Sur un événement d’une telle envergure, avec plus de 3500 participants, il est important de se tenir prêt à tout type d’imprévus. Avec un nombre aussi important de participants il faut s’attendre à d’éventuels débordements notamment lors de l’arrivée du chef du gouvernement ou encore au cours du vote du nouveau secrétaire général du parti.

 Conférence et Ateliers organisé par la Fondation CODESPA

L’association espagnole Fondation CODESPA a organisé le 25 juin dernier plusieurs ateliers pour informer les participants des projets de l’ONG au Maroc dans les domaines de l’éducation, la formation professionnelle, l’accès à l’emploi et la promotion du tissu entrepreneurial. Les clients (Fondation CODESPA) étant pour la plus part des étrangers (hispanophones) j’ai été chargé de superviser l’événement sur le terrain et de traiter directement avec eux (grâce à l’aide précieux de mes collègues stagiaires qui métrisaient particulièrement la langue espagnole) et ainsi rester à leur disposition en cas de problème. Au cours de l’événement, l’unique problème rencontré fut la gestion des interprètes.

 Congrès des routes :

Durant cet événement, plusieurs sociétés de matériel, et d’engins de constructions ainsi que plusieurs responsables du ministère de l’équipement se sont réunis pour mettre en avant la problématique non résolue des routes au Maroc. Vu l’importance de l’évènement, la séance inaugurale a été présidée par le Premier Ministre en personne. Plusieurs prestations ont été mises en jeu pour l’organisation d’un tel événement qui s’est déroulé au palais des congrès à Skhirat. Notamment les projections, les écrans géants, la sonorisation, la restauration et les transferts. J’ai supervisé durant cet événement le volet accueil des participants et remises des badges et des cartables. J’étais responsable d’une équipe de 12 personnes.