Audit organisationnel et institutionnel de l'observatoire urbain national.

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- Objectifs et résultats attendus

L’objet global est de contribuer au renforcement des capacités institutionnelles et organisationnelles de OUN, de le restructurer et le dynamiser avec de nouvelles orientations stratégiques conformément à la gestion axée sur les résultats.

L'objectif général de l'audit organisationnel et institutionnel de OUN est d'identifier les difficultés et faiblesses qui entravent le bon fonctionnement de l’observatoire et

de proposer des mesures correctives d'ordre institutionnel et organisationnel pour que cette structure joue son rôle qui consiste à fournir les données et informations nécessaires à la connaissance et à l’analyse du phénomène du secteur urbain au Bénin, en vue de la définition de politiques et de stratégies appropriées.

Il s’agit plus précisément :

- d’analyser les principaux objectifs de l’observatoire et proposer des améliorations et des critères de suivi en rapport avec les attentes des pouvoirs publics et des usagers ;

- de proposer une organisation de la structure en tenant compte des objectifs définis ;

- d’examiner l’organigramme interne ;

- d’analyser les procédures de gestion interne ;

- d’identifier et analyser les contraintes liées à la gestion des ressources humaines par la méthode GAR ;

- d’identifier les moyens matériels et humains nécessaires au bon fonctionnement de la structure ;

- de mettre en place un système interne d'informations administratives ;

- proposer des mesures nécessaires d'ordre institutionnel et organisationnel pour accroître la performance de OUN.

il s’agit plus spécifiquement de mener une étude diagnostique de OUN, afin de:

- Evaluer les capacités de OUN en tant que structure du Ministère en Charge de l’Urbanisme, au regard de ses fonctions, rôles et objectifs ;

- Analyser et identifier les forces et faiblesses de OUN ;

- Formuler des recommandations pratiques sur la manière de renforcer la capacité institutionnelle et organisationnelle de OUN;

- Définir les règles de gestion administrative, financière et comptable ;

- Proposer un canevas de procédures pour le fonctionnement de OUN.

Pour ce faire, le consultant devra :

3. évaluer la logistique, les conditions et le cadre de travail du personnel ;

8. proposer un manuel de procédures de gestion administrative et informationnelle

9. définir le système d'information (reporting) et de suivi/évaluation, les

indicateurs de performance de OUN ;

10.définir le système de contrôle interne ;

12.préparer l'ensemble des textes nécessaires a la formalisation des décisions

issues de la validation.

Conformément à l’objectif global de la mission, les résultats attendus à terme sont les suivants :

- procéder à une analyse critique du mode de fonctionnement organisationnel et institutionnel de OUN ;

- établir un diagnostic institutionnel, organisationnel et financier ;

- définir les priorités de changement institutionnel et/ou organisationnel de OUN ;

- les règles de gestion administrative et financières sont définies

- sur le plan institutionnel, OUN a reprécisé sa vision, sa mission, sa stratégie et dispose d’une nouvelle identité ;

- sur le plan organisationnel, OUN a mis en place un modèle organisationnel performant et innovant et a redéfini ses procédures de fonctionnement ;

- des projets de communication et de décret portant création, attribution, organisation et fonctionnement de OUN sont élaborés

- un rapport sur l’audit institutionnel et organisationnel simplifié de OUN est disponible.

NOTE 3 : APPROCHE METHODOLOGIQUE MISE EN ŒUVRE POUR CONDUIRE LA MISSION

La première phase de la démarche d’audit a consisté à établir un diagnostic organisationnel et institutionnel de OUN. Pour ce faire, l’équipe de consultants a utilisé une combinaison de méthode objective : l’étude des textes réglementaires, l’analyse des produits des différents services, l’observation et l’entretien, le tout établi ensemble avec les agents de l’Observatoire. Ainsi, pour faire face au défi de réorganisation globale des différents services et des ressources humaines de OUN devant permettre une optimisation fonctionnelle, le consultant a adopté une démarche fortement participative.

L’essentiel de l’approche méthodologique a consisté en un diagnostic préalable, à la définition et à l’analyse de l’existant, à l’établissement d’une matrice de diagnostic et à la validation de celle-ci au cours d’un atelier de travail interne (workshop) ayant impliqué les responsables des différents services et autres personnes ressources, et en la formulation des hypothèses ou scénarii pour la conduite du changement, à partir de l’identification des pistes de progrès

Au niveau du diagnostic préalable, le consultant s’est employé à décrire le fonctionnement des différents services de OUN dans leur globalité, en recherchant les causes externes, internes, ou structurelles et l’origine des problèmes qui se posent ceci, pour mieux comprendre le contexte, les missions de base de l’Observatoire, les activités déployées, les relations et les liens entretenus avec les

autres structures et services.

Le diagnostic préalable a porté sur l'état des lieux :

1. des missions définies à l’Observatoire