Annexe 1 structure

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On recense sur le territoire de ROUBAIX-TOURCOING, plus d’une quinzaine de centres de formation, dont la moitié se situe à Roubaix. L’écrasante majorité officie dans le domaine du tertiaire : AFPA, CREFO, ID FORMATION, SOPRET, INFORME.

Ce qui fait de l’AREP l’un des seuls centres de formation à Roubaix à proposer des formations du secondaire, particulièrement intéressante pour le public de Roubaix-Tourcoing, car permettant d’accéder à des métiers concrets et ne nécessitant pas de grandes connaissances théoriques.

Une enquête de BMO réalisée par Pôle-Emploi sur la région Hauts de France en 2017 montre que 13% de ces besoins concerne le domaine de l’industrie et de la construction. Ce qui représente plus de 15 000 recrutements sur l’année.

Les caractéristiques des personnes entrant en formation à l’AREP corroborent parfaitement notre constat concernant la raison de la présence du centre à Roubaix.

L’âge moyen d’un stagiaire de l’AREP est de 35 ans, possédant un niveau 5, voire 5bis, et leur entrée en formation se fait principalement après plus de 12 mois d’inactivité.

Les spécificités du CIP au sein de la structure[pic 15]

- Rôles et missions du CIP

Au sein de l’AREP FRESC, le CIP joue un rôle hybride et doit savoir jongler entre plusieurs casquettes. Parfois agent administratif, parfois chargé de relation entreprise, il évolue au sein d’un univers en continuel changement.

Voici le détail des missions les plus importantes qui lui sont données :

Animer et encadrer les “Ateliers Permanents Sectoriels”

Les ateliers permanents sectoriels (APS) sont des stages de découvertes organisés par l’AREP afin de permettre aux futurs stagiaires de découvrir le centre et les formation qu’il propose en amont d’une possible entrée en formation.

Le stage se découpe en trois semaines :

- Une première semaine en centre, ou le stagiaire est amené à découvrir l’ensemble des formations et participer à des ateliers de TRE.

- Une semaine libre dédiée à la rechercher d’un stage de découverte pour la semaine suivante

- Une semaine de stage d’immersion en entreprise afin de valider un projet professionnel.

En amont du démarrage, le CIP prépare les dossiers administratifs de chaque futur stagiaire. Pour cela, il imprime depuis le logiciel quantité de documents qui devront être lus et signés le premier jour de l’APS. Pendant la première semaine d’APS, le CIP anime la demi-journée d’accueil, les ateliers de TRE, et les entretiens individuels qui permettent de connaître la situation de chaque stagiaire au démarrage de l’atelier.

Lors des semaines suivantes, le CIP doit rester attentif à ce que chaque stagiaire trouve un stage, et aider ceux qui, malgré leurs efforts, n’en trouve pas. Tout en accueillant un nouveau groupe en parallèle. Deux entretiens individuels sont programmés, le premier à la fin de la première semaine, et le second au retour du stagiaire après le stage en entreprise. Lors de ce second entretien, le CIP et l’assistante de direction décident ensemble de l’entrée en formation du stagiaire, selon son souhait et le déroulement global de l’atelier permanent sectoriel.

L’APS à un triple objectif :

- Le premier et le plus évident s’adresse aux stagiaires en définition de projet. Pour eux, l’APS permet de découvrir les formations proposées, et de valider un projet professionnel.

- Le deuxième est de permettre aux stagiaires de découvrir le centre de formation, l’équipe administrative ainsi que les formateurs. Le stagiaire pourra ainsi plus facilement s’imaginer ce que pourrait donner une entrée en formation à l’AREP

- Le troisième objectif, plus implicite, et de permettre à l’AREP de découvrir le stagiaire, sa situation, son comportement, et ainsi envisager plus sereinement une suite de parcours.

Assurer le suivi administratif des stagiaires :

Lors de son passage à l’AREP, un stagiaire déclenche la création d’une certaine quantité de documents administratifs. Le CIP assure le traitement de toutes les tâches administratives dépendantes de ses documents.

- Dossier de prospection : Lors de la première rencontre avec un futur stagiaires, le CIP doit remplir sur ordinateur en parallèle de son entretien, un dossier de prospection, qui réunit quelques informations de base (état civil, coordonnées, parcours scolaire, expériences professionnelles, projet…)

- Création du profil sur le logiciel SCform : A partir du dossier de prospection, le CIP doit créer un profil de stagiaire sur le logiciel interne de l’AREP, “SCform”. Il y rentre toutes les informations qu’il a pu obtenir lors de sa première rencontre avec lui et l’inscrit sur une session de formation (APS ou autres) s’il en a été décidé ainsi.

- Impression du dossier d’entrée : Une fois le stagiaire placé sur une session de formation, on lui imprime le dossier d’entrée correspondant. Ce dossier comprend l’ensemble des documents (contrat de formation, règlement intérieur, conventions de stages…) nécessaire au bon déroulement de sa formation. Ce dossier sera lu et signé par le stagiaire, à l’entrée en formation.

- Remplissage du dossier de prise en charge financière (P2S) : Si la formation est financée par conseil régional, le stagiaire rempli un dossier de prise en charge qui doit être également rempli par le centre de formation, avant d’être envoyé avec quelques pièces justificatives à l’ASP.

- Création de la fiche “ARGOS” : Chaque stagiaire en formation doit également se voir créer une fiche sur le site de la région “ARGOS” pour “Application Régionale de Gestion des Organismes et des Stagiaires”. Il faut y entrer leurs informations personnelles et en imprimer un exemplaire afin de leur faire signer. À la fin de l’APS, le CIP doit renvoyer sur le site, la fiche renseignement signée par le stagiaire ainsi que d’autres documents complémentaires.

- Suivi des conventions de stage : Lorsque le stagiaire à trouver l’entreprise qui l’accompagnera pendant son immersion, 3 conventions sont signées par la structure accueillante, ce dernier se doit de nous les ramener afin que nous puissions les signés