Relations commerciales

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depuis le service communication d’Evasion FM.

Quand : Dès le début du stage, c’est à dire le début de l’année N.

Comment : Utiliser internet, téléphone, presse locale écrite, rechercher l’existence éventuelle

de bases de données récentes (qualifier le fichier).

Combien : Evaluer le taux de retour par rapport au nombre de prospects contactés.

Pourquoi : Mettre en place un partenariat offrant une plus grande visibilité à Evasion FM.

Une fois les éléments précédents réunis, et avoir pris connaissance de ceux-ci, nous pouvons

présenter notre plan de prospection.

- objectifs : faire connaître Evasion FM en montant un partenariat avec des évènements ayant

lieu dans les Yvelines.

- cibles : les organisateurs de ces divers évènements

- outils : téléphone, réseaux sociaux, présence lors d’évènements, porte à porte.

- zone géographique : tout le département des Yvelines.

- mise en oeuvre : e-mailing et phoning en vue de la prise de rendez-vous, déplacements sur

place en utilisant pages jaunes, sites internet des mairies et fichiers, réseaux sociaux.

Une fois les contrats signés, préparation du matériel de communication qui sera laissé sur les

sites des évènements. Elaboration des spots qui seront diffusés sur la station.

Script de l’appel téléphonique

- se présenter

« Bonjour, Sophie L., attachée à la communication chez Evasion FM, je souhaiterais parler à

Mr X, organisateur de l’événement Y. »

- présenter l’offre

« Bonjour Mr X, je suis Sophie L. du service communication de Evasion FM. Avez vous déjà

écouté notre station ? »

Attendre la réponse et présenter l’offre.

« Nous vous proposons la promotion gratuite de votre événement sur nos ondes dans les

Yvelines. Nous souhaiterions juste, en contrepartie, disposer d’un emplacement où seront

présentes nos hôtesses et des visuels de notre radio. Que pensez-vous de cette idée ? »

- réponse de l’interlocuteur

Négative : « En nous accueillant, beaucoup plus de personnes seraient présentes à votre

événement, et vous auriez un public qui rajeunirait la population habituellement présente à ce

type d’événement, mais aussi de grandes chances d’avoir de nouveaux adhérents ».

Positive : « Pouvons nous convenir d’un rendez-vous afin de signer notre contrat de

partenariat et discuter du contenu du message que vous souhaitez transmettre ? »

- fin de l’entretien

« Je vous remercie beaucoup du temps que vous m’avez accordé et vous revois avec grand

plaisir dans vos bureaux lundi à 10 heures. Je vous souhaite une excellente journée. Au revoir

Mr X ».

Le rendez-vous est fixé, les 2 parties signeront le contrat, le partenariat pourra donc être mis

en place.

Troisième travail : Organisation de la téléprospection.

Nous savons que nous disposons de 300 numéros de téléphone et que chaque appel dure 10

mn, donc : 300x10= 3000 mn soit 50 heures (3000/60=50)

15% des appels seront à renouveler : 300x15/100=45 donc 45 appels en plus.

Sur ces 45 appels en plus, 5% n’aboutiront pas : 45x5/100= 2,25 donc 3 appels en moins (en

arrondissant).

Appels en plus, moins appels non aboutis : 45-3 donc 42 appels en plus.

Nombre total d’appels aboutis : 300+42= 342

Temps passé pour tous ces appels : 342x10= 3420 mn

Nombre de pauses lors du passage de tous ces appels, soit une pause tous les 5 appels :

342/5= 68 pauses

Ces pauses durent 5 mn, donc 5x68= 340 mn de pause en tout.

Additionner le temps total des appels et le temps total des pauses : 3420+ 340= 3760 mn

Convertir 3760 mn en heures : 3760/60= 63h

Les journées de travail durent 7h et le temps total appel et pauses est de 63h, donc pour

connaître le nombre de jours nécessaires à la campagne d’appels : 63/7= 9 jours

Selon son planning, le commercial dispose de 3 jours pour la prospection (1 jour consacré à la

distribution de flyers et 1 jour consacré aux tâches administratives) : il aura donc besoin de 3

semaines pour contacter l’ensemble de son