Système d’Information Commercial

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Le traitement des informations se fait essentiellement via les ordinateurs qui sont reliés au réseau internet et intranet. Tous les salariés sont formés afin d’utiliser de manière efficace les logiciels présents sur le postes informatiques.

- Le stockage de l’information

Dans le monde de l’assurance, la plupart des tâches sont réalisées en utilisant les postes informatiques. Cependant de nombreux documents concernant les sinistres ou les résiliations de contrat par exemple sont archivés dans des dossiers papiers.

Lieu de stockage

Informations stockées

- Archives papiers

- Logiciel client

- Gestion Electronique des Documents

- Contrats signés des clients, résiliations des clients, documents liés aux sinistres …

- Informations personnelles du client ou prospect, contrats, sinistres, réclamations, historiques des contacts avec le client… Ces informations sont mises à jour en permanence

- Tous les documents signés des clients ainsi que les documents concernant les clients (permis de conduire, carte d’identité…) sont scannés et envoyés en GED

- La diffusion des informations

Cibles

Moyens utilisés

Clients

- Envois de mails / Envois de courriers : Devis réalisés, documents à retourner signés, cartes vertes…

- Téléphone : Réponse à des demandes d’informations, prise de rendez-vous…

Collègues

- Messagerie instantanée

- Mails

- Téléphone : Appels émis dans les centres d’appels MAAF pour des déclarations de sinistres

- Réunion hebdomadaire le mardi matin

- Logiciel client : Chaque conseiller peut laisser un mot sur une fiche client qui peut être vu par les autres conseillers

Directrice d’Agence

- Mails

- Réunion hebdomadaire : lorsque les conseillers ont une question importante sur un dossier, c’est lors de la réunion que la demande est faite, la réponse sera apportée au conseiller à la réunion suivante

Siège

- Séminaire ou réunion

- Tous les jours une sacoche avec les documents pour le siège sont envoyés par le biais d’un camion de livraison

- Bilan

Pour conclure, on peut donc dire que les informations sont diffusées instantanément au sein même de l’entreprise. De plus, dans le domaine de l’assurance l’ordinateur est un outil indispensable à la réalisation de l’activité. Grâce aux logiciels les clients ont un très bon suivi de leur dossier et les conseillers disposent de toutes les informations nécessaires afin de satisfaire le client.

Schéma du réseau informatique de l’agence

[pic 1]

La MAAF utilise un mode « Client/Serveur » : chaque ordinateur est relié au même réseau.

Avantages

Inconvénients

- Sécurité et confidentialité

- Travail collaboratif (Messagerie interne, agenda commun…)

- Sauvegardes automatiques

- Complexe : Une panne peut être très perturbante pour l’activité de l’agence car tous les ordinateurs