Oral, présentation de trois dossiers

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Concernant la deuxième phase de la campagne, il s’agit d’informer les collaborateurs, d’une part en créant des brochures puis en récupérant sur le site www.moncompteformation.gouv.fr des affiches créer par le Ministère du Travail que nous afficheront dans les lieux de vie des salariés et des managers (salle de repos, vestiaires, accueil etc..).

Vient ensuite la phase de mise en œuvre. Tout d’abord, je me suis chargée de faire un mode d’emploi sur la création d’un compte sur le site www.moncompteformation.gouv.fr ainsi qu’un mode d’emploi sur une demande de formation. J’ai, par la suite, créer une fiche modèle de demande de mobilisation à destination des salariés. Elle sera disponible sur l’intranet de l’entreprise pour qu’ils puissent s’en servir si besoin.

Pour finir, j’ai créée deux modèles de lettre à destination des managers, l’un pour répondre à une demande de mobilisation favorablement et l’autre négativement.

Enfin, je termine par une note d’information sur un logiciel de gestion de la formation professionnelle pour le directeur des ressources humaines. Nous en avons parlé de manière informelle mais pour lui permettre d’envisager l’achat de ce logiciel, j’ai rédigé une note à partir d’une longue brochure reçue de l’éditeur du logiciel Réalisium.

L’un des problèmes des managers était qu’ils ne parvenaient pas toujours à répondre aux demandes de formation des salariés. Avec ce nouveau logiciel, des alertes automatique seraient envoyées par mail aux managers et apparaitraient à chaque connexion sur le logiciel.

Enfin, à l’issu de ces 6 semaines de campagne, un questionnaire a été mis en place afin d’évaluer l’efficacité de la campagne.

78% des salariés ont répondu à cette enquête soit 312 participants. Globalement, 258 d’entre eux ont été satisfaits de cette campagne. Il s’avère que 65% des participants n’avaient jamais entendu parler du CPF mais que 40% d’entre eux étaient intéressés par la formation professionnelle.

52% des agents compte faire une demande de formation dans les 6 mois après la campagne et 21% dans les 6 mois suivants ce qui porte à 73% le nombre de demandeur dans l’année qui suit la campagne. L’objectif a été rempli.

COMMANDE

Chaque service dispose d’un certains budget pour la commande de fourniture et les commandes sont effectués par la secrétaire via le site du fournisseur du Ministère de l’Intérieur LYRECO.

Exceptionnellement, depuis mon arrivée dans le service, elle m’a confiée cette tâche.

Je réalise une commande tous les deux mois environ. Avant chaque commande, il faut s’assurer des besoins de chacun. Pour cela, j’ai mis en place un tableau de recensement des besoins que je rempli en faisant physiquement le tour des agents. Cette tâche me prend à peu près 30 minutes.

Une fois que j’ai établi ma liste de fourniture à commander, je me rends sur le site de LYRECO et je choisis article par article ce qu’il faut.

Le budget étant semestriel, je dois veiller à ne pas trop dépenser pour ne pas avoir à attendre la fin des six mois pour recommander mais chaque commande doit au moins être supérieure ou égal à 90 €.

Une fois la commande validé, je reçois le bon de commande par courriel.

4 ou 5 jours plus tard, le livreur de LYRECO passe nous apporter les cartons de commande. Il nous remet aussi un bon de livraison.

La secrétaire et moi-même nous nous chargeons d’ouvrir les cartons et de faire un inventaire du matériel reçu et en comparant les articles et leur quantité sur le bon de commande.

Une fois cette tâche effectuée, nous rangeons le matériel dans les armoires prévues à cet effet dans la salle du photocopieur et nous distribuons directement le matériel aux agents qui avaient des requêtes particulières.

Notre travail s’achève quand tout est à sa place.