Exemple dossier informatique BTS CI

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à jour les données clients dans un secteur ciblé : le secteur asiatique). Par exemple, la rentrée des informations que comportent de nouvelles cartes de visites est une action récurrente.

B) Etapes/organisation de la mission

Dans un premier temps :

- J’effectue une recherche sur la base de données Nicolaudie en faisant ressortir tous les clients de Nicolaudie n’ayant pas commandé depuis un an ainsi que tous ceux n’ayant jamais commandé (la ou les ventes n’auraient finalement pas abouties) dans un secteur géographique précis : concentré sur le Japon.

- Ensuite je récolte les courriels électroniques ainsi que les numéros de téléphones de chacun des clients ressortis dans la liste que je trierai selon le type de client (jamais commandé ou pas commandé depuis un an) dans un tableur Excel.

Dans un deuxième temps :

- Je procède à la rédaction de plusieurs courriers électroniques différents (selon le type de clients) en anglais sur un compte de messagerie de la société : Rouncube pour :

• les clients n’ayant pas commandé depuis un an, en leur présentant notre tout dernier produit en date.

• les clients n’ayant jamais commandé (la ou les ventes n’ayant pas abouties) en présentant notre gamme de

• produit et en insistant particulièrement sur notre dernier produit

- Par la suite, je rentre toutes les adresses électroniques des clients selon leur type. De ce fait, j’effectue alors une opération de publipostage en choisissant le mail correspondant au type de client (en fonction de ses commandes). Ici, on compte 69 clients/prospects dont 20% de réponses.

- Enfin, dans le cas (plus que fréquent) d’une absence de réponse de la part des destinataires, je procède aux relances téléphoniques pour s’assurer de la bonne réception du mail en vue d’une réponse favorable ou non à l’achat de nos produits. Ici, sur les 69 clients/prospects on compte 16% de réponses.

C) Contraintes liées à la mission

Le plus souvent, procéder à l’envoi massif de courriers électroniques prospectifs n’a que très peu de retours : en effet, les entreprises ne répondent que très rarement par voie électronique car elles ne vont pas y porter un grand intérêt. Ce phénomène s’explique par le fait qu’il n’y a pas de personnes physiques et réelles les interrogeant directement sur la possibilité de l’achat d’un de leurs produits. Ainsi, le client ne sera que très sensibles à l’offre car très peu influencé.

De plus, lorsque dans le cas de l’absence de réponses par voie électronique nous devons passer aux relances par téléphones, les entreprises ne prennent que très peu de temps pour se donner la peine de vous répondre. Bien que les entreprises asiatiques ne soient pas dans l’optique « Time is money » comme les Américains, ils préfèrent largement un contact physique plutôt qu’un appel téléphonique qui ne nous laissera qu’environ deux minutes pour convaincre le client.

Malgré cela, l’opération de publipostage et de relances téléphoniques restent indispensables dans une opération de prospection clientèle d’une entreprise.

Beaucoup de travail préalable a été nécessaire pour comprendre le fonctionnement de la base de données privée de Nicolaudie que je ne connaissais pas. En effet, à la suite de mon opération de prospection, j’ai mis à jour cette base de données concernant les informations clients.

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III – Les résultats

A) Les résultats

Malgré mes faibles résultats de mes démarches prospectives (20% pour les courriers électroniques et 16% pour les relances téléphoniques sur 69 clients), le peu de résultats a aboutie à plusieurs ventes : après que l’assistante commerciale Cindy Zhou ait validé ma base de données Excel, le manager s’est chargé d’organiser des réunions avec les commerciaux, afin de préparer les arguments et contre-arguments face aux clients avec l’objectif d’aboutir à de nouvelles commandes.

Ainsi, l’assistante commerciale et le manager ont pu utiliser ma base de données Excel et préparer leurs argumentaires de ventes, mais aussi prendre des rendezvous et aboutir à des négociations par la suite bénéfiques pour l’entreprise.

J’ai ensuite transformé mon fichier Excel en un fichier Access pour pouvoir trier et organiser les prospects selon les critères établis tels que les entreprises répertoriées en fonction de la ville, du type de client ou de son statut.

B) Conclusion

Cette expérience a été très enrichissante tant au point de vue personnel que professionnel. En effet, cela m’a permis de faire le lien plus distinctement entre la théorie et la pratique mais aussi d’avoir pu observer les rouages d’une entreprise et la différence entre ce que l’on apprend au niveau scolaire et la réalité dans une entreprise.

De plus, j’ai pu développer mes compétences linguistiques à travers le renforcement du chinois et de l’anglais. Ce fut l’occasion pour moi de découvrir et de m’adapter à un cadre, un climat et une culture différente.

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IV – Annexes

Annexe 1 : Organigramme…………………………………………………………………..I

Annexe 2 : Schéma réseau de l’entreprise……………………………………….………II

Annexe 3 : Modèle Conceptuel de Données……………………………….……………III

Annexe 4 : Tableau des