Chap 3 - Les écrits professionnels

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- Pour analyser, pour aider à la prise de décision

La synthèse et le rapport sont des outils d’aide à la décision.

La synthèse (note/rapport de synthèse), elle expose des faits à partir de document, elle contient éventuellement l’avis du rédacteur.

Le rapport expose un problème, l’étudie et propose des éléments de solutions, il est en général plus long que la synthèse, les titres et sous-titre apparaissent clairement.

- L’efficacité des écrits professionnels

Tout écrit professionnel doit fournir au destinataire les informations nécessaires à la compréhension d’un message. Il convient d’apporter un soin particulier à la rédaction de l’écrit interne ou externe. Une réflexion/analyse doit donc obligatoirement s’instaurer sur la forme (présentation) et sur le fond (message) de l’écrit.

Forme et fond se complètent, interagissent, un document bien rédigé mais mal présenté agacera le destinataire, le mettra dans une disposition d’esprit peut favorable.

A l’inverse, un document très bien présenté mais mal rédigé, nuit (fait du tord) à l’image de l’émetteur et au-delà à celle de l’entreprise.

Une règle d’or est à respecter : TOUJOURS SE METTRE A LA PLACE DU DESTINATAIRE.

- La rédaction des écrits professionnels (le fond)

- Choisir les informations

Un écrit professionnel doit fournir les informations nécessaires à sa compréhension et seulement celles-ci. Il doit être relativement bref, clair, précis, convaincant et mettre le destinataire dans de bonnes dispositions. La méthode de recherche d’idées dénommé QQOQCP, peut être très utile pour réaliser l’écrit et être complet (méthode de questionnement analytique).

Pour le fond, il importe de structurer ses idées.

- Adopter un plan

Quelque soit l’écrit utilisé, il est indispensable d’ordonner ses idées. Le plan classique en 3 parties : introduction, développement, conclusion ; s’applique aux écrits professionnels. Les écrits doivent comporter une introduction qui attire l’attention du lecteur et fixe le cadre de référence fixe le thème, un développement qui argumente et qui suscite l’intérêt, et une conclusion qui invite à la prise de décision ou à l’action.

Suivant le contexte et le type d’écrit, les idées seront ordonnés selon un plan logique, chronologique ou thématique. Les idées sont également ordonnées dans des paragraphes, une seule idée est développer par paragraphe.

- Soigner la rédaction

Il faut respecter les règles de syntaxe, d’orthographe et de ponctuation. Les phrases doivent être courte, précise, le langage est adapté aux destinataires et au contexte, il faut être courtois.

Toute faute d’orthographe ou de syntaxe dans un document écrit est une marque de manque de professionnalisme de la part de l’émetteur

- La présentation des écrits professionnels (la forme)

Avant de lire le lecteur perçoit l’écrit dans sa globalité. Il convient donc de soigner particulièrement la présentation :

- aérer le texte

- faire des paragraphes

- doubler les interlignes entre les paragraphes, etc..

Un document lisible est celui qui incite et encourage la lecture, favorise la compréhension du message et facilite sa mémorisation.

Les critères de lisibilité :

- une rédaction simple et directe

- une structure apparente

- la mise en valeur des informations importantes.

Il convient également de respecter la charte graphique.

Fond et forme sont indissociables. Il y a une règle d’or à respecter : il faut toujours relireou faire relire le texte. (poser des questions, avoir un dictionnaire à côté de soi)