Gouvernance documentaire

...

- Déclenchement de la commande

Ce sont les opérations d’émission de bons de commande et de suivi des commandes.

Le contrôle interne doit d’assurer que :

- Les commandes sont passées sur la base stricte des besoins de l’entreprise et par un ou des responsables autorisés par la direction.

- Les commande non honorés par les fournisseurs font l’objet d’un suivie strict et donnent lieu à des relances périodiques.

- Réception des livraisons

C’est la réception et le contrôle des quantités et de la qualité des articles livrés par le fournisseur.

Les objectifs du contrôle interne en ce domaine sont de garantir principalement que :

- Les délais de livraison prévus sont respectés

- Les livraisons(ou les services reçus) ne peuvent être acceptées si elles correspondent à une commande

- Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

- Réception et paiement des factures

Cette phase concerne leréception par la comptabilité des factures fournisseurs, la préparation de ces factures au règlement en établissant les instruments de règlement et la comptabilisation du règlement.

Chapitre 2 : Cycle stock

Le stock se définit comme étant l’ensemble des biens ou services qui alimentent le cycle de l’exploitation de l’entreprise et qui sont destinés à etre revendus, intégrés dans la fabrication ou consommés lors de leur utilisation

Son rôle consiste à permettre plus de flexibilité vis-à-vis la demande, d’éviter les risques de rupture et de régulariser la production.

Plusieurs services interviennent au cycle stock :

- Magasin (les différents articles à posséder dans l’entreprise)

- Achat (politique de réapprovisionnement)

- Réception-livraison

- Comptabilité-fournisseurs (entrées et sorties du stock)

Le cycle stock se trouve face à plusieurs enjeux parmi eux :

- La minimisation du montant financier du stock

- La disposition en permanence du stock de la quantité nécessaire à son fonctionnement

- Permettre à l’entreprise plus de souplesse et de flexibilité dans son fonctionnement

- Limiter les pertes liées à une dévalorisation des stocks

Le contrôle interne du cycle stocks nécessite la disponibilité de plusieurs éléments :

- Entrée/sortie : le suivi de l’entrée par un bon de réception, et les sorties par bon de livraison

- Inventaire : décompte manuel des marchandises qui existent sur le marché pour faire la comparaison entre le stock théorique et le stock physique, l’inventaire doit être permanent

- Valorisation du stock : donner une valeur au stock

- Conditions de stockage : S’assurer que les marchandises sont placées dans endroits sécuritaires

- Séparation des fonctions

Le contrôle interne mise en place au niveau du stock a plusieurs objectifs :

- Maitriser les mouvements du stock

- Bonne identification et protection des stocks

- Respects des principes de valorisation de stock

- Séparation adéquate des fonctions

Chapitre 3 : Etude de cas