Synthèse de conférence sur le Japon.

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- De même, un rendez-vous se prépare à l’avance avec une documentation de qualité et connaître quelques références historiques de l’entreprise. Il est aussi primordial de soigner la présentation car elle est aussi importante que le contenu.

- Pour l’habillement, il doit rester sobre et silencieux car on est là pour vendre son idée et non pas nous-même, costume cravate suffit.

- Pendant un rendez-vous

- Lors d’un rendez-vous, il faut annoncer ses objectifs, rester sur le thème avancé et ne pas en sortir. Si on veut s’écarter de ce thème, il faut prendre un autre rendez-vous.

Une réunion dure environ 1 heure. Si l’on veut dépasser, il faut demander la permission car sinon ça risque de le mettre en retard à un autre rendez-vous.

Au niveau du placement dans la pièce, on doit attendre que l’on nous dise de venir nous asseoir.

- Pour les Japonais, la ponctualité est très importante. Pour eux, si vous êtes en retard pour un rendez-vous, vous serez aussi en retard pour les provisions donc prévoir une marge. Quand on est en retard, on doit appeler notre interlocuteur et surtout ne jamais rejeter la faute sur quelqu’un d’autre.

- Lors de la conversation, il faut prendre son temps, parler doucement et clairement. Commencer à parler de la météo au début par exemple. Cependant, il faut éviter les monologues longs car nos interlocuteurs ont besoin de « phases de digestion ». Les blancs lors d’une conversation ne sont pas forcément signe de malaise mais peuvent être synonyme de phases de réflexion.

Il faut aussi faire attention car les japonais ne percevront pas les différences d’intonations et de gestuelles. Le rire est souvent perçu comme un tic nerveux donc quand on doit dire une chose sérieuse, on le dit sérieusement. Si l’on sourit à la fin, il peut mal comprendre et croire que vous êtes gêné. Comme une photo, elle doit se faire sérieusement, pas de sourire.

- Il faut aussi apporter un maximum de visuel (photos, diaporama, tout ce qui est tactile). Surtout ne pas faire de courbette (se baisser par exemple).

- Pour la négociation, on doit bien se situer dans l’organigramme. On ne gère pas un problème frontalement par exemple éviter les confrontations directes car l’un des deux aura tort. Les japonais ne disent pas non, ils « tournent autour du pot ».

- En dehors d’un rendez-vous

- Au niveau de la gestion de la relation des réseaux, il faut savoir les entretenir. On peut par exemple ramener des petits gâteaux pour l’entreprise mais faire attention avec les autres boîtes.

- Lors d’enterrements, quand il y a un décès, on doit apporter ses condoléances car il y a un temps pour le business mais aussi un temps pour la famille. Cela peut permettre de se rapprocher des clients. Il est important des créer des liens avec les japonais. Cependant, si un japonais avec qui on a une bonne entente change de poste, il ne faut pas être surpris qu’il coupe les relations avec vous pour ne pas gêner son successeur. Les japonais aiment les démonstrations d’affinité.

- Les japonais peuvent également se lâcher un peu lors d’un dîner par exemple mais n’aime pas en reparler. Il faut aussi avoir la modestie de retourner en enfance.

- Les japonais sont en général plus réactifs que les français. Par exemple, ne pas changer les emballages sans les prévenir. Mais nous aussi nous devons être réactif. Quand il y a un problème, il faut réagir très rapidement.

- La grande difficulté du directeur est d’aller chercher de bons partenaires. Il ne peut pas s’occuper de tout.

- D’autres éléments sur le Japon

- Au Japon, il est dans la coutume générale que tout le monde veille sur tout le monde. Cela facilite les relations urbaines et tout le monde connait tout le monde.

Chaque quartier de Tokyo vit comme un village ce qui est agréable à vivre quand on a des enfants.

- Les Japonais ne se parlent pas entre eux sauf s’ils se font présenter par un contact de confiance.

- Au japon, il y a peu de carte de crédit donc il est important d’avoir toujours du « cash » sur soi.

- Le Meishi

- Un Meishi est une carte de visite. Elle est très importante, « c’est comme un passeport ou une carte d’identité ». Il faut bien la préparer car elle décrit le niveau dans la société. Il faut également préparer sa carte de visite en fonction de son interlocuteur mais ne jamais être au même niveau que lui. Il est préférable de prendre les cartes de visite de ses interlocuteurs avec les 2 mains mais aussi les ranger dans une boite ou dans un étui adéquat. On peut faire des cartes de visites japonaises mais il faut les faire par des japonais.

- Lors du passage des Meishi, il faut que ce soit eux qui sortent leurs cartes en premier. Ces échanges se font par ordre décroissant (du plus important dans l’entreprise au moins important) et il est important de les classer dans cet ordre.