Rapport de stage, première année de BTS CG

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à droite.

Dans le cas présent, deux factures ont déjà étés comptabilisées. Il s’agira alors de vérifier s’il n’y a pas de doublons avec la ou les facture(s) à pré-saisir.

Si après vérification, il ne s’agit pas d’un doublon, cliquer sur “Créer” pour créer une pré-facture.

L’écran de saisie s’affiche alors.

Il faut alors renseigner tous les éléments de la facture comme suit:

Date de réception : date de comptabilisation (à valider)

Date de facture

Référence externe : numéro de facture

Facture ou avoir

Libellé : Nom du fournisseur et numéro de facture

Montant TTC de la facture

Montant de la TVA figurant sur la facture

Code TVA (Cf liste)

Mode de règlement

Régime fiscal (F: France)

Service Workflow un service est rattaché au mail de la personne qui validera la facture, c’est cette information qui dirigera le flux documentaire dématérialisé

Bon à payer : décocher automatiquement la case afin de ne pas mettre la facture en paiement avant sa validation

Banque : banque avec laquelle le paiement sera fait, la Trésorerie indique poue le trimestre quelle banque sera utilisée pour quelle période, il s’agira donc de s’y reporter.

Echéance -1 : Date d’échéance

Voici l’écran renseigné avec l’exemple pris

La pré-facture est numérotée automatiquement

Reporter le numéro sur le tampon se trouvant sur la facture sur la ligne “Numéro de pièce”.

Le système propose de rattacher un document à la pré-saisie, cliquer sur “Oui”, c’est le principe de base du workflow.

L’écran suivant est celui des Gestion Electronique de Document (GED), qui représente le principe technique du workflow.

Double cliquer sur le logo IDA afin d’accéder aux scans réalisés.

Sélectionner le scan correspondant à la facture à valider. On peut modifier la présentation des scans en attente de rapprochement dans le Workflow. On peut les afficher en liste ou en icône afin de les visualiser.

Appuyer sur “Entrée”.

Le document rattaché apparaît alors dans la partie gauche

Le document est rattaché à la saisie

Le système propose de créer un flux Workflow. Cela veut dire qu’il va informer ou mettre dans la liste d’attente du signataire l’information comme quoi la facture le concernant est à valider dans le Workflow.

Cliquer sur “Oui”.

Le système affiche l’écran d’envoi de cette information.

Sur la première ligne est indiqué le nom du destinataire du flux Workflow, puis son mail, le service concerné, la raison du flux (ici BAP d’une facture) et la date d’échéance.

Il est possible d’ajouter un commentaire.

Enfin, on peut choisir ou non d’informer le signataire par mail.

On conviendra que pour le cas d’une série de pré-facture, un mail ne sera pas envoyé à chaque fois mais plutôt sur la dernière pré-facture créée.

Cela évite de polluer le mail du destinataire.

Dans le cas présent, on a choisi d’envoyer le mail.

Cliquer sur “OK”. On revient alors sur le premier écran et on peut alors visualiser la pré-facture en attente de BAP.

On remarque à gauche que la facture est bien “Non comptabilisé” à gauche.

Le destinataire a donc reçu un mail de “Demande de confirmation”.

Pour qu’il puisse le faire, il doit se connecter au portail Workflow.

Le comptable se connecte aussi au portail pour suivre la validation des pré-factures mise dans le workflow.

Le portail permet de trier les demandes en attente, validées,...

Cliquer sur “Demande émises”.

Lors de la validation le signataire doit indiquer si cela n’a pas été fait l’imputation analytique (par commentaire). Cette information est importante pour la comptabilisation de la facture.

Voici notre facture exemple validée.

La validation de la facture via le workflow représente un “bon à payer” et signifie que les points ci-dessus ont été vérifiés. En cas d’écart entre la facture et la réception ou la commande le refus de validation de la facture du fournisseur se matérialise par un commentaire du signataire habilité.

Une fois la facture validée, un tampon “ Validation Workflow” est apposé sur la facture par le comptable fournisseur.

Si les factures sont conformes, la personne habilitée inscrit son nom, la date (ou appose son tampon dateur nominatif), l’affectation analytique puis signe la facture pour matérialiser le “bon à payer”

Lorsqu’un écart entre la facture et la réception ou la commande est validée dans le sens de la facture du fournisseur, cette validation doit être matérialisée par l’inscription du nom du valideur et sa signature sur la facture.

La copie de la facture présentant le “bon à payer” est transmise au service comptable pour règlement, elle est attachée à l’original.

Pour les mises en service d’immobilisation, une fiche d’immobilisation est complétée et saisie dans DataImmo. En l’absence d’une fiche de mise en service, les immobilisations seront considérées comme “en cours”.