Rapport de stage office de tourisme

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- Partenaires

Au sein de l’office, le service qui m’a le plus intéressé est le service partenariat. Leur but est de se lier à un maximum de prestataires dans le but d’avoir des promotions et donc de d’adapter au désir du consommateur. Le guide des « bonnes adresses » est le livret contenant tous les partenariats liés à l’office. On y trouve de tout : restaurants, boutiques, hôtels, cinéma, musées… C’est un service essentiel à l’office, il répond directement à la demande du consommateur. En effet, il existe un « Pass Liberté » coûtant 10 euros et permettant d’avoir des réductions avec tous les partenaires. J’ai eu la mission à l’accueil de vendre un maximum de Pass et il s’avère que ça n’a pas été compliqué de convaincre les clients d’adhérer à celui-ci. J’ai non seulement appris à vendre et faire de la promotion mais j’ai aussi été très surprise par la méconnaissance des habitants. Beaucoup vivant à Rouen ou aux alentours n’ont jamais visité les lieux incontournables de la ville ou même les musées les plus connus. La plupart, par exemple, ne connaisse pas l’histoire de Jeanne d’Arc. Aussi étrange que cela puisse paraître, c’est la part de personnes à qui j’ai vendu le plus de Pass. Ils portaient de l’intérêt à leur ville lorsqu’on leur présentait sa valeur et son histoire. L’office est bien évidemment toujours en relation avec les musées et monuments de la ville. La communication entre eux est très présente et l’office est le point central. C’est à nous de faire une partie de leur promotion. L’office a donc aussi crée une réduction pour visiter plusieurs musées (l’historial + le panorama à un prix réduit).

- Secteur d’activité

Rouen, étant la ville cœur de la Normandie, son importance est grande d’une part par sa position géographique. On peut dire qu’elle est un « hub » naturel au carrefour des routes terrestres et maritimes. Elle est idéalement placée à proximité de la région parisienne mais aussi de la côte. La Normandie étant l’une des régions les plus visitées au monde, Rouen et son secteur d’activité s’élargit sur toute la région. La vie culturelle telle que les théâtres, l’école des beaux arts, les galeries d’arts ou encore les festivals s’étend jusqu’à la côte. La promotion doit donc prendre part à la culture et au patrimoine. On retrouve alors après l’office de tourisme de Rouen celui de Caen qui exerce la même activité car les deux villes sont similaires de par leurs musées et monuments. Le Havre est la troisième ville la plus visitée, on sensibilise donc également les touristes à y aller. Finalement, vient l’office de tourisme d’Honfleur qui est l’office le plus fréquenté sur la côte, puis arrive celui de Deauville. Tous ces offices exercent la même activité que l’office de tourisme de Rouen, même si Rouen est à l’échelle de la région première sur la liste. En plus d’être en communication avec ces offices, l’office est aussi lié à la mairie. Ce n’est pas la même activité qu’ils exercent mais ils sont similaires de part leur service pour la ville et ses habitants. On avait donc souvent affaire à la mairie pour se concorder sur des dates et horaires d’événements ou encore sur la mise au point de l’actualité de la ville.

- L’organigramme

Cet organigramme m’a été d’une grande aide au début de mon stage car il n’était pas évident pour moi de comprendre la fonction de chaque service dans l’office. Je devais notamment savoir à qui m’adresser en fonction des situations.

- L’accueil des publics est le service pour lequel je travaillais. L’objectif est d’informer, conseiller le touriste. On doit également faire la promotion du territoire y entreposant de la documentation ou en assemblant des affiches. On doit naturellement être au courant de toute l’actualité rouennaise, connaître les événements à venir dans la ville et la région. Enfin, nous devons avoir l’esprit vendeur auprès des touristes dans le but de vendre un maximum de souvenirs. Tous les employés à l’accueil ont une fonction bien précise en plus d’être conseiller de séjour (gestion de la documentation, service qualité…)

- Le service administration et finance sont ceux qui s’occupent de la gestion financière de l’office. Ils se préoccupent de la comptabilité en garantissant la légalité et l’honnêteté des opérations comptables. Ils assurent également la gestion administrative de l’entreprise au quotidien. Je m’adressais à ce service lorsqu’il était question d’un manque d’argent dans la caisse ou bien d’un remboursement occasionnel à la demande d’un client.

- Le service partenariat se consacre à se lier à des entreprises rouennaises dans le but de créer un partenariat avantageux pour le consommateur. Ils s’orientent donc vers les endroits côtés de la ville telle que les cinémas, restaurants ou boutiques. Le but est d’avantager toutes les tranches d’âges donc ils doivent s’adresser à toutes sortes de prestatairesur dans le but de satisfaire le maximum de personnes. Je les contactais quand une personne se présentait pour un partenariat et j’allais les voir à chaque fin de journée pour leur donner les abonnements « Pass liberté » (expliqué au 4.Partenaires) que l’accueil avait vendu le jour même.

- Le service commercial loisirs est le service qui s’occupe des visites groupées. Ils sont sans cesse en relation avec les guides, connaissent leur agenda et s’adaptent aux critères du client. Ce sont aussi eux qui ont la possibilité d’annuler des visites programmées (livre des visites guidées) lorsque le nombre de personnes n’est pas suffisant. C’est le deuxième service après l’accueil qui a le plus affaire au client. Lorsqu’un groupe se rend à l’office pour une visite programmée, la personne en charge du dossier doit se rendre à l’accueil avec le guide et procéder au règlement. C’est aussi une manière d’accorder de l’attention et de l’intérêt au client en le voyant en vrai pour finaliser le dossier avant la visite. Je m’adressais beaucoup à ce service car beaucoup demandait des visites groupées (professeur d’école, comité d’entreprises…).

- Le service bureau des conventions se rapproche du domaine de l’événementiel. Ils connaissent sur le bout des doigts l’offre du territoire de Rouen et ses alentours. C’est au bureau des conventions que se rencontrent les porteurs de projets et les prestataires. Ils assurent l’organisation des séminaires, congrès, réunions ou salons. Je ne