Rapport de stage chez un notaire

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4 - L’organisation de l’étude notariale :

L’étude notariale de Maître Serge SEKINGER et de son associé Maître Jean-Cyril ROMAGNE emploie 7 salariés.

Travaille ainsi en tant que secrétaire Mr Philippe BELLINA, chargé de l’accueil physique et téléphonique des clients, mais aussi de la tenue des emplois du temps de chacun des Notaires et du personnel, et d’une particulière collaboration avec les clercs de notaire, sur l’ensemble des dossiers entrant dans l’étude.

Ensuite l’expert-comptable de l’étude , Mr Olivier DERRUPE, a pour mission de tenir et contrôler la comptabilité de l’étude notariale. Il assure tout seul cette fonction délicate.

Les cinq autres bureaux restants étant ceux des différents clercs de notaire de l’étude, principaux collaborateurs des notaires. Ainsi il y a, Mme Pascaline DUBOIS, Mme Marielle GALLAND, Mme Jessica PREVAUT, Mr Thomas MOREAU et Mme Marie-Pierre CAPEL.

Chacun d’eux ayant le rôle de constituer, suivant les directives du Notaire, les dossiers, en rassemblant toutes les pièces nécessaires à l’accomplissement de l’acte juridique concerné (vente, donation, succession), afin de pouvoir rédiger l’acte notarié.

Puis pour finir on retrouve au sein de l’office une grande salle, permettant de tenir des réunions et recevoir les parties aux contrats.

PLAN :

Je vais alors présenter ce rapport de stage en trois parties, dans un premier temps je vais décrire les tâches que j’ai effectué, dans un second temps je vais développer les enseignements que j’ai retiré de ce stage et dans une troisième et dernière partie je vais évoquer les différentes difficultés que j’ai rencontrées.

I – LES MISSIONS EFFECTUÉES DURANT LE STAGE

1. Mon intégration dans l’étude :

Dès mes premières correspondances téléphoniques j’ai été agréablement reçue, écoutée et parfaitement bien renseignée afin de préparer ma venue dans l’étude.

A mon arrivée j’ai été très bien accueillie par la secrétaire Mr Philippe BELLINA, qui m’a directement conduite jusqu’à mon bureau, bureau que j’ai occupé seule, durant toute la durée de mon stage. De cette manière j’ai bénéficié d’une certaine autonomie dès les premiers jours. J’ai en effet eu la possibilité de travailler seule, d’utiliser et découvrir les logiciels tels que FIDUCIAL notaires, utilisé dans l’office au quotidien étant donné que c’est celui qui contient la totalité des dossiers en cours de traitement de l’étude.

En cela je n’entends pas dire que j’ai dû faire face à la solitude, bien au contraire j’ai toujours été orientée, guidée dans les missions que j’avais à accomplir et assistée dès que j’en avais besoin. Mes questions ne sont jamais restées sans réponse et tout ce que j’ai pu traiter a toujours été vérifié.

2. Les outils mis à ma disposition :

J’ai donc en effet bénéficier d’un bureau personnel, au rez-de-chaussée tout près de celui de mon maitre de stage, Maître SEKINGER, notaire ainsi que du secrétaire Mr Philippe BELLINA qui se sont tout particulièrement occupés de moi en me confiant de nombreux dossiers et en me guidant dans la réalisation des missions m’étant confiées. De cette manière ils étaient accessibles très facilement dès lors que je rencontrais des difficultés ou quand j’avais besoin de les questionner.

Dans ce bureau, était mis à ma disposition l’un des ordinateurs de l’office, avec lequel je bénéficiais d’un accès direct à tous les logiciels nécessaires à la constitution de dossiers, en étant connecté avec l’identité et le mot de passe d’un clerc de notaire, absent durant la durée de mon stage, Mr Thomas MOREAU. Je peux en cela déclarer qu’il a été fait d’une particulière confiance à mon égard. J’ai en effet eu l’occasion d’utiliser le logiciel FIDUCIAL NOTAIRES. Ce logiciel permet d’organiser les dossiers informatiques de l’étude et les informations concernant les clients. Les informations enregistrées dans le logiciel, concernant les états-civils des clients ou autres renseignements, peuvent être réutilisées et automatiquement insérées dans des courriers ou des actes (vente, donation, succession).

J’ai également eu accès au site du CADASTRE, permettant lors d’une vente par exemple, d’identifier et de retrouver les parcelles de biens concernées, ainsi que de remonter jusqu’à leur origine cadastrale (c’est-à-dire de vérifier si la parcelle n’a pas été modifiée, divisée, ou regroupée avec d’autres parcelles). Ce site donne également le nom de l’actuel titulaire de droit de la parcelle visée, afin de vérifier si la personne qui la cède est le véritable propriétaire. A l’issue d’une telle recherche il faut ainsi imprimer le « Modèle » de la parcelle qui réunit l’ensemble de toutes ces informations ainsi que le plan cadastral pour les insérer au dossier en cours de constitution, de sorte que l’origine de propriété de la parcelle soit qualifiée et prouvée.

J’ai eu aussi recours parfois au site des impôts avec encore bien évidemment un accès libre de par les identifiants et mots de passe que détiennent l’étude, qui m’a permis de pouvoir retrouver le centre des impôts dont dépendaient certaines personnes, pour parvenir à compléter des dossiers.

J’ai également accéder aux archives et aux minutes de l’office notarial, qui datent depuis la création de l’office jusqu’à aujourd’hui. J’ai effectivement eu besoin de faire des recherches approfondies afin de retrouver des origines de propriété de parcelle de terrains, grâce aux états hypothécaires (c’est-à-dire comment elles ont étaient acquises et retransmises depuis leur origine, par quel acte et par quel notaire, à qui et par qui etc.). Même si la tâche n’est pas des plus passionnantes, les Notaires et leur équipe ont sans cesse besoin de faire de telles recherches dans des minutes anciennes, datant d’avant les débuts des archivages informatiques.

3. Les tâches accomplies :

J’ai travaillé sur de nombreux dossiers dans le cadre de mon stage à l’étude notariale de Maître SEKINGER et Maître ROMAGNE, malgré mes seuls 8 jours effectifs, mais je ne vais en développer que deux ou trois.

L’ouverture d’un dossier