Rapport de stage, Bansard international

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Allotements : contrats et tarifs négociés + espaces réservés.

A ce niveau elle est en concurrence avec les sociétés HERPORT et MTM (Mondial Transports Marchandises) qui sont également des transitaires.

Bansard International possède des agents qui « achète le fret » dans le monde entier. Soit la compagnie est « en propre » comme en Chine où les agents ne sont autres que des salariés de Bansard Chine. Soit elle ne l’est pas et ses agents sont des entreprises partenaires comme Cargomar en ce qui concerne l’Inde. Bansard Chine bénéficie d’allotements avec les compagnies aériennes et maritimes et négocie un tarif à l’année (à condition de remettre un certain tonnage), ce qui permet à Bansard France d’acheter le fret moins cher au départ de Chine et donc de tenir tête à la concurrence.

Exemples :

- RU (Air Bridges Cargo) & AF (Air France) → allotements au départ de SHANGHAI

- SQ (Singapore Airlines) → allotements au départ de CANTON

- SV (Saudia Airlines) → allotements au départ de HONG KONG

PARTIE 2 : PRESENTATION DES MISSIONS

Contexte organisationnelle au sein du service import de l’entreprise :

1ère étape : S’il est question de nouveaux clients, les commerciaux s’occupent de démarcher ces derniers en leurs proposant les différents services de la société ainsi qu’en leurs faisant parvenir une cotation à leur demande. Ensuite les potentiels clients décident ou non de travailler avec l’entreprise. En revanche, s’il s’agit de clients déjà connu de l’entreprise, le déclic provient du client lui-même qui envoie sa demande de cotation aux commerciaux. Par la suite le client valide ou non la cotation (annexe 6) (sous réserve d’avoir moins cher chez un concurrent). Après cela le service commercial transmet le dossier au service « customer » qui lui contacte l’agent au départ qui transmet le « booking form » au fournisseur (annexe 7). Tout le cheminement s’effectue par mail.

2ème étape : Le fournisseur renvoie le booking form rempli avec toutes les mentions nécessaires, à l’agent qui le transmet de nouveau au service customer avec le détail du départ (« schedule ») de la marchandise et le montant de l’achat net de l’agent (« buying rate » ou « b/rate »). Il transmet donc à son tour le détail du booking au client avec sa vente, c’est-à-dire le montant qu’il facture au client pour le fret (« selling rate » ou « s/rate »).

3ème étape : Si le client accepte l’offre, il le fait savoir de nouveau au service customer qui recontacte son agent au départ pour lui donner son accord de charger (« ok to load »). L’agent demande par la suite au fournisseur de délivrer la marchandise et ces derniers se mettent d’accord sur l’endroit (aéroport/port) et la date d’enlèvement.

4ème étape : Quand l’agent a la marchandise en sa possession il envoie la « pré-alerte²» au service customer.

5ème étape : Les customers imprime la pré-alerte pour le mettre dans le dossier du correspondant à la commande du client. Le numéro de LTA est ensuite enregistré dans la « fiche des pré-alerte » (annexe 10) qui est un récapitulatif des dossiers en cours avec leurs prévisions d’arrivée que l’on connaît grâce au site « Air Cargo Tracking » où l’on peut se renseigner grâce aux préfixes de la compagnie et du numéro de LTA.

Dans le cas d’un transport maritime, pour le suivi des dossiers et l’information client, les pré-alertes sont transférées à Bansard Le Havre, Bansard Anvers et Bansard FOS (Marseille), qui correspondent aux différents ports où Bansard travaille.

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² Pré-alerte : jeu de plusieurs documents pour prévoir l’arrivée de la marchandise afin d’anticiper l’ouverture du dossier (→ gain de temps, organisation)

Pré-alerte aérienne : House AWB (HAWB) + Master AWB (MAWB) + Packing list (P/L) + Facture commerciale (C/ invoice) + Cargo Manifest (annexe 9)

Pré-alerte maritime : House BL (HBL) + Master BL (MBL) + Debit (D/B) (annexe 8)

6ème étape : le service opérationnel import (les agents de transit) en possession de tous les documents peut donc procéder à l’ouverture du dossier puis le mettre en douane une fois la marchandise arrivée à destination. On envoie l’avis d’arrivée au client qui par la suite se fait livrer ou vient chercher sa marchandise par ses propres moyens (chauffeurs).

Missions :

Pour la 1ère étape : j’ai eu l’occasion d’ouvrir de nouveaux bookings et d’échanger par mails avec les clients, en répondant à leurs demandes, et les agents de Bansard Chine. Etant aussi allé travailler avec les commerciaux j’ai pu réaliser quelques cotations et les transmettre aux clients.

D’ailleurs pour calculer le montant du fret, qu’ils doivent faire apparaître sur la cotation, en routier, maritime ou aérien, les commerciaux utilisent des méthodes de calcul différentes de celles vues en cours de G.O.I.E.

En cours : Routier → 1t = 3m3

Maritime → 1t = 1m3

Aérien → 1t = 6m3

Dans l’entreprise : Routier → 1m3 = 333.33 kgs

Maritime → 1m3 = 1000 kgs

Aérien → 1m3 = 166.67 kgs

Pour la 2ème étape : l’agent m’ayant transmis le booking comprenant le détail du départ et le « b/rate », j’ai été en charge de transmettre ces informations par mail aux clients avec cette fois-ci le « s/rate ».

Pour la 3ème étape : quand le client acceptait l’offre, souvent après de nombreuses négociations auxquelles j’ai pu prendre part quelques fois de près ou de loin, j’étais chargé de donner mon accord à l’agent au départ (« ok to load ») pour qu’il puisse récupérer la marchandise chez le fournisseur. J’en profitais également pour lui faire part de mon « s/rate ».

Pour la 5ème étape : je devais imprimer la pré-alerte pour la mettre dans le dossier correspondant. La standardiste s’occupait