Rapport de stage.

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Les factures sont envoyés par navette aux responsables budgétaires s’ils ne sont pas dans la même agence, sinon je leur emmène à leur bureau pour qu’ils les vérifient et les signent.

Après signature, les factures reviennent au bureau de la comptable, avec le tampon bon à payer complété de l’article (intitulé de la prestation), le service ainsi que le secteur géographique concerné et la signature.

NB : Le service et le secteur géographique servent à répartir les charges de frais généraux dans les différentes activités et lieux géographiques des agences.

Deuxième étape, saisie de la facture. Je commence par ouvrir le mnémonique YFAKDIR, une fenêtre s’ouvre avec trois panneaux de saisies (ANNEXE 3 – Saisie vierge ; ANNEXE 4 – Exemple saisie complétée). La saisie de la facture se fait sur le deuxième et troisième panneau.

J’ouvre ma facture en saisissant le numéro de celle-ci (1). Je renseigne le numéro de l’article (2), le service (3) et le secteur géographique (4). Je vérifie le taux de TVA – taxe – (5), et je note le montant TTC (6). Je valide, et je clique sur « valorisation » (7), cela permet au logiciel de vérifier si la pré-saisie est égale à la saisie, car la facture peut être divisée en plusieurs lignes selon les services et secteurs géographiques.

Troisième étape, saisie de la facture, onglet paiement. Je vérifie le mode de paiement (8) – ici, c’est un chèque (CHQ) – et la date d’échéance (9). Je valide une dernière fois.

Enfin, je clique sur «Traitement » pour valider définitivement la facture sur le logiciel (10).

Quatrième étape, transfert en comptabilité. La comptable recherche la rubrique « TVAL » – validation comptable – pour déverser en comptabilité les factures.

Cinquième étape, je classe les factures par numéro de fournisseur afin de préparer le pointage des virements. Concernant le ou les chèques, je les rempli et les met dans un parapheur à signer par le directeur financier.

Sixième étape, la comptable sort l’état de pointage appelé « VIM 01 ». Grâce à cet état, je pointe les factures en vérifiant le fournisseur, le montant et la date d’échéance.

Enfin, je mets le tampon règlement sur chaque facture et complète le montant de celle-ci s’il n’y a pas de problème.

Septième étape, la comptable donne à la chef comptable, Isabelle REMANGEON – ma tutrice – les factures avec l’état de pointage. Cette dernière vérifie le montant des factures ainsi que le tampon règlement que j’ai précédemment rempli. Elle signe les factures pour valider le pointage.

Huitième étape, la comptable lance l’état « VIM W2 » pour valider en comptabilité les règlements fournisseurs.

Cette action lance le lettrage fournisseur en comptabilité. Le logiciel informe les fournisseurs automatiquement par e-mail du règlement de leurs factures

Neuvième étape, la comptable constitue le dossier « VIM 03 SEB » à envoyer à la Banque au format SEPA.

Dixième et dernière étape, Les trésorières vérifient si la provision est suffisante dans le compte et si tel est le cas, elles envoient le fichier au directeur financier, qui lui, l’envoie à la Banque après une dernière vérification.

- Description du processus sous forme de schéma

Voir schéma processus page 7

II- Partie 2 : Analyse du processus

1) Vérification de la structure du processus

- Le périmètre du processus est-il clairement défini dans l’entreprise ?

Ce processus est respecté et accepté pour toutes les sociétés du groupe. Il n’existe pas de raccourci car toutes les étapes sont nécessaires.

Le processus est assez simple dans l’ensemble aussi bien pour les stagiaires que les intérimaires ou encore les nouveaux employés. Il y a des tutoriels en image qui sont distribués pour chaque étape, il n’y a pas de formation spécifique extérieure.

- Analyse de la cohérence de la structure et analyse des résultats

Le résultat attendu est que la facture soit saisie, réglée, rangée.

Les personnes qui contrôlent les factures avec leurs règlements sont la chef comptable, les trésorières et le directeur financier.

- Enchainement des processus et nature des liens entre processus

Lien en amont : la facturation fournisseurs

Lien en aval : documents de synthèse (ex : bilan)

Les liens entre les processus sont fluides car chaque personne a des tâches qu’elle doit réaliser dans un ordre chronologique défini. Les étapes se suivent.

Cependant, il est arrivé que des factures se perdent (dans ce cas, la comptable demande un duplicata au fournisseur par e-mail) ou que l’on ne sache pas à qui la facture doit être transmise (dans ce cas, la comptable fait des recherches et rapporte à la chef comptable les résultats de sa recherche et procède aux corrections nécessaires.

2) Intégration du processus dans la chaine de valeur

- Analyse du chiffrage

Il y a environ 15 factures (factures et notes de frais réunies) par jour et le temps consacré à l’une d’elle est d’environ 20 minutes, concernant toutes les étapes soit la pré-saisie, la vérification, la saisie, le pointage, le règlement et le classement.

- Analyse du système d’information

Il est semi, voire automatique, dans l’intégration du processus.

Le système d’information est assez performant et satisfait les utilisateurs.

Tous les soirs, le service informatique sauvegarde toutes les modifications de tous les serveurs et fichiers sur disques ou bandes (week-end, sauvegarde complète). Il y a 90 serveurs virtualisés et 400 utilisateurs.

- Repérer les dysfonctionnements

Il y a quelques dysfonctionnements dans ce processus, par exemple concernant la mauvaise