Gestion

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Question 7

En quoi consiste le système de contrôle par exception? Pourquoi une entreprise utiliserait-elle un tel système?

Une entreprise ne peut habituellement pas se payer le luxe d’établir des politiques de contrôle couvrant l’ensemble de ses activités. Elle peut alors fonctionner par un contrôle dit d’exception. Ce système vise à attirer l’attention du gestionnaire lorsqu’il y a un problème et à ne pas le déranger lorsque tout va bien. Cette technique permet d’économiser l’énergie qui autrement serait consacrée à surveiller ce qui va bien. Il s’agit, pour le gestionnaire, non pas de savoir tout ce qui se passe dans l’entreprise mais de connaître rapidement tout ce qui s’écarte des normes de contrôle adoptées.

Question 8

Expliquez trois types de contrôles financiers.

Le contrôle financier est sans doute le plus répandu dans les organisations.

En voici trois formes :

- le contrôle des investissements comporte une estimation des dépenses à engager et une prévision des gains potentiels;

- le contrôle des dépenses est effectué a posteriori, c’est-à-dire après que les dépenses de fonctionnement aient été engagées. Ce contrôle porte sur les différents aspects de frais de gestion et les dépenses de matériel de frais de bureau;

- le contrôle budgétaire : le budget est un outil qui contribue de façon marquée à améliorer l’efficience de l’entreprise par une meilleure gestion des ressources financières et une meilleure coordination des activités. Le budget est d’abord un instrument de prévision et d’estimation des influences externes pouvant modifier les résultats.

Question 9

L’application des mesures de contrôle provoque parfois des effets secondaires imprévus et non désirés sur le comportement du personnel de l’entreprise. Il existe trois comportements dysfonctionnels en réaction à un contrôle mal géré. Quels sont-ils?

En réaction à un contrôle mal géré, trois types de comportements dysfonctionnels peuvent survenir :

- le comportement bureaucratique : si la direction insiste de façon trop autocratique pour que les consignes données soient observées fidèlement et rigoureusement, le personnel peut se retrancher derrière ces règles et se limiter à les suivre aveuglément et strictement, même si elles mènent parfois à l’absurde et agissent au détriment des objectifs visés. La direction cherche alors à enrayer le malaise en resserrant davantage sa surveillance et ses mesures de contrôle, ce qui ne fait qu’amplifier le phénomène et crée un cercle vicieux;

- le comportement opportuniste : une des conséquences du contrôle, c’est que l’on obtient ce que l’on mesure et également ce que l’on récompense. Les employés ont tendance à adopter la conduite qui semble, dans l’immédiat, la plus appréciée par la direction. Ainsi, si on mesure davantage, par exemple, la quantité produite que la qualité, l’entreprise obtiendra la quantité au détriment de la qualité;

- la falsification des données : falsifier les données consiste à altérer l’information sur la planification et le contrôle des résultats.

Section II – Les conditions humaines d’un contrôle adéquat

Question 10

Il est important que les mesures de contrôle atteignent bien l’objectif visé et qu’elles n’aient pas d’effets négatifs. Un contrôle adéquat a plusieurs propriétés essentielles, dont l’importance varie selon les circonstances. Quelles sont ces propriétés? En quoi consistent-elles?

Les propriétés d’un contrôle adéquat sont les suivantes.

- Un contrôle valide : la qualité de toute décision dépend de la validité ou de l’objectivité de l’information sur laquelle elle est basée. Une information faussée peut parfois compromettre l’efficacité d’une planification.

- Un contrôle rapide : lorsque le délai de transmission est trop long, l’information ne conserve qu’une valeur historique. Toute déviation doit être constatée sur-le-champ.

- Un contrôle décentralisé ou concomitant : pour être efficace, un système de contrôle ne doit pas être centré sur quelques personnes seulement; il doit plutôt être réparti entre les divers échelons et les divers employés de l’entreprise. Ceci permet la participation et la synergie de tous.

- Un contrôle rentable : il est important de s’assurer que le coût des mesures de contrôle n’excède pas les avantages que l’on prévoit retirer de celles-ci.

- Un contrôle axé sur l’avenir : le but du contrôle n’est pas nécessairement de porter un jugement sur le passé; il doit servir à façonner l’avenir pour que celui-ci soit conforme aux attentes de l’entreprise.

- Le contrôle flexible : le contrôle décentralisé doit jouir d’une certaine flexibilité si l’on veut permettre aux personnes situées à chacun des niveaux d’exercer leur jugement et de prendre des initiatives.

- Un contrôle complet : l’efficacité du système exige que toutes les variables importantes du rendement et des résultats soient mesurées.

- Un contrôle axé sur la participation : étant donné que la mission du contrôle consiste à atteindre les objectifs et que celle-ci doit idéalement être partagée par tous les employés, il est important, dans ces circonstances, que ces derniers se sentent motivés et engagés dans cette mission.

- Un contrôle modéré : un contrôle excessif peut être aussi néfaste qu’un contrôle insuffisant. Il faut s’assurer que les avantages que l’on retire des mécanismes de contrôle compensent la duplication du travail consentie.

- Un contrôle adéquat : toute réussite demande un minimum de planification et de contrôle des résultats. On doit rechercher l’équilibre entre la quantité de contrôle et l’efficacité.

Question 11

Expliquez l’évolution des théories, de la motivation à l’engagement.

Dans les années 30, l’École des relations humaines parle de la motivation : l’objectif est de développer la performance individuelle.

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