Rapport de stage assistant comptable

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Le cabinet de Vierzon est l’un de ces sites secondaire. Il est composé de 22 collaborateurs et deux experts comptables Mr Chêne et Mme Cagnato qui gèrent chacun une cellule (voir annexe 1) et plus de …. Clients. Ces clients sont regroupés dans deux branches distinctes du cabinet, une partie du cabinet se préoccupe essentiellement des PME et TPE du tissu économique local et une autre partie du cabinet se préoccupe des franchisés Carrefour proximité. C’est sur l’activité de cette branche qu’a porté le stage. Le cabinet COGEP Vierzon est le plus petit cabinet référencé par carrefour pour la gestion de ces franchises. Son périmètre de travail est la région grand centre qui va de Paris rive gauche en passant par la région Centre jusqu’à l’Allier et la Creuse. Les enseignes clientes sont des enseignes de proximité comme les magasins Carrefour express, city, contact, huit à huit, Shopi ; leur surface de vente n’excède pas 900m² et les magasins Market qui eux n’excèdent pas 3500m². La COGEP Vierzon utilise CEGID comme logiciel de saisie, mais le service des franchisés dispose aussi de l’application Gestion Franchisé, développé par le groupe Carrefour pour produire les états de gestions.

On peut donc se poser la question de savoir comment s’organise la gestion comptable d’un franchisé Carrefour ? Comment sont produits les états de gestion qui permettent au franchisé d’adapter sa stratégie d’entreprise ? C'est ainsi qu'une première partie sera consacrée à l’étude d’un dossier client Carrefour, en développant le travail comptable, et qu'une seconde s'intéressera à l’analyse des états de gestion afférant à ce dossier, en exposant l’intégration des écritures comptables dans l’application et la tenue d’un stock.

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Partie 1 : Mise à jour d’un dossier franchisé

Chaque mois, le gérant du magasin Carrefour envoyait une à plusieurs enveloppes qui contenaient les relevés de Banque, les factures de frais généraux, les factures d’achats ainsi que les autres contrats afférents au fonctionnement de l'entreprise.

Chapitre 1 : Saisie factures mensuelles

Toutes les factures étaient saisies dans le logiciel CEGID Expert avec toutefois une spécificité liée aux franchisés Carrefour avec la notion de rayon. En effet chaque famille de produits possédait un code de rayon qui était renseigné lors de la saisie comptable des factures, ce qui permettait par la suite de produire un état des stocks par rayon et des états de gestion.

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Saisie des frais généraux

Lors de leur réception, les factures de frais généraux (voir annexe 1) étaient codifiées avec un chiffre composé en première partie du mois puis en seconde partie de l’ordre dans lequel elle a était saisie, par exemple, la facture en annexe 1 était la sixième facture du mois de mars donc on y inscrivait le « 0306 ». Ce code était aussi saisi lors de l’enregistrement de la facture, pour permettre une recherche plus rapide dans le classeur de factures s’il y avait eu une erreur lors de la saisie.

La saisie des factures de frais généraux avait lieu dans un journal spécifique, les comptes crédités étaient des comptes fournisseurs, types 401. Chaque fournisseur régulier disposait d’un sous compte type « 0ELIS », les fournisseurs irréguliers étaient enregistrés dans le compte fournisseur divers avec en libellé le nom du fournisseur. Le compte débité était en général un compte de charge, ou un compte d’abonnement type 488. Nous évoquerons les abonnements plus en détail ultérieurement.

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Saisie des achats auprès des centrales d’achat

Les franchisés Carrefour réalisaient une grande partie de leurs achats pour alimenter le magasin auprès d’une centrale d’achat. Les centrales d’achats étaient des organismes qui négociaient les prix pour les magasins d’une région donnée et ensuite leur revendait. Il était nécessaire de savoir que plus le taux de fidélité d’un magasin à la centrale était élevé plus il avait droit à des ristournes. Carrefour favorisait ainsi les achats des franchisés aux centrales du groupe.

Le cabinet n’enregistrait pas directement les factures d’achat « centrale », c’est Carrefour qui envoyait un fichier au backoffice du magasin qui nous le transmettait pour être ensuite réintégré dans CEGID. Nous devions dans un premier temps, changer les libellés des écritures pour le mois correspondant puis il nous fallait utiliser l’état (voir Annexe 2) qui détaillait les factures envoyées de Carrefour et éclater le montant global importé, en plusieurs montants correspondants aux différentes échéances. Cette manipulation nous permettait de lettrer le compte « 401-0CSF » en rapprochant les factures et règlements enregistrés.

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Saisie achats directes

Les franchisés Carrefour n’étaient pas contraints d’acquérir toutes leurs marchandises au près des centrales ils pouvaient aussi réaliser une partie de leurs achats directement auprès de fournisseurs pour par exemple des produits régionaux mais la majorité avait lieu surtout dans le rayon boulangerie car la centrale d’achats ne proposait qu’un seul type de pain à cuire, achetaient alors d’autre sortes aux boulangeries à proximité. Il existait aussi des magasins qui avaient la démarche de proposer des produits du terroir et donc favorisaient pour certains rayons l’achat directe.

L’enregistrement de ces factures était réalisé par les franchisés eux même puis ils envoyaient par mail au collaborateur un fichier, qu’il intégrait aussitôt dans la comptabilité. Nous devions ensuite contrôler les écritures avec les factures envoyées par courrier notamment au niveau de la TVA ou que ces factures soient enregistrés dans le bon code rayon.

Ces factures étaient ensuite réglées soit aussitôt à l’achat soit après un délai accordé par le fournisseur, ces paiements entrainent donc des mouvements dans les comptes de trésorerie.

Chapitre 2 : Trésorerie

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Saisie de la Caisse

Pour saisir la caisse, les collaborateurs et moi même devions utiliser différents états envoyés