Mettre en œuvre une solution GED

Application 3 – Mettre en œuvre une solution GED (p. 42)

1. Indiquez à votre responsable si la configuration informatique actuelle de l’entreprise lui permet de mettre en place une GED.

Le contexte nous apprend que les six postes informatiques sont en réseau. La configuration actuelle ne permet pas la mise en place d’une GED. En effet, il manque :

– au niveau du matériel : un scanner pour numériser les documents ;

– au niveau logiciel : une application de gestion électronique de documents.

1. Exposez-lui les apports de la GED pour l’entreprise.

Les apports d’une GED pour cette PME de services d’aide à la personne sont les suivants :

– maîtriser le flux des innombrables documents papier et électroniques reçus quotidiennement dans l’entreprise et optimiser les processus en traitant une seule fois l’information et en la mettant à disposition des personnes qui doivent l’exploiter (via la dématérialisation et les possibilités de workflow) ;

– augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ;

– améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement ;

– améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information ;

– conserver tout ce qui fait l’expérience et le savoir-faire de l’entreprise (gestion de connaissances) ;

La mise en place d’une GED et les avantages qu’elle induit ne peuvent se cantonner à la simple mise en place d’un outil mais bien à une modification globale des méthodes de travail de l’entreprise vers le travail collaboratif, la circulation des documents et leur traçabilité.

1. Recherchez les fournisseurs de solutions de GED sur Internet. Pensez aux mots-clés suivants : « logiciel », « gestion », « électronique », « documents ».

Une recherche sur Internet des « logiciels de gestion électronique de documents » fait apparaître de nombreuses offres commerciales.

Certaines sont propriétaires (sous licence – payantes), d’autres sont libres de droit (open source – gratuites).

Bien souvent, les solutions payantes offrent une période d’essai gratuite ou l’utilisation limitée de leur logiciel. La tendance actuelle est l’utilisation d’une solution GED externalisée.

Voici deux exemples de solutions payantes :

https://www.j-doc.com/

https://ftopia.com/fr/