Les règles de rédaction de mail professionnel : comment bien faire ?

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- Le contenu :

- La rédaction :

Dans un e-mail, il faut être le plus clair possible pour cela il faut faire des phrases courtes et simples et à chaque idée nouvelle, créer un paragraphe.

Pour être sûr d'être bien compris, il faut opter pour un vocabulaire simple et évitez au maximum les termes techniques et autres abréviations. De même, il est déconseillé de chercher à faire de l'humour, encore moins d'utiliser l'ironie.

Si votre email est de haute importance ou si le sujet est complexe, n'hésitez pas à vous faire relire par une autre personne.

Restez professionnel en toute circonstance : évitez les textes de toutes les couleurs ainsi que la multiplication des textes en gras, italique. Soyez sobre avec une police basique, pouvant être lue sur n'importe quelle application (arial, times new roman ou verdana font très bien l'affaire) et écrivez en noir ou bleu pour faciliter la lecture.

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L’orthographe :

Relire soigneusement pour éviter les fautes de frappe et d'orthographe. Il suffit parfois d'un mot mal écrit pour dénaturer le sens d'une phrase, voire la rendre inintelligible. Si vous n'êtes pas sûr de vos talents en la matière, n'hésitez pas à copier rapidement votre message dans votre traitement de texte pour que le correcteur orthographique pointe les erreurs les plus flagrantes. Soyez également attentif à votre syntaxe, par respect pour votre interlocuteur.

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- Formules de politesse :

FORMULES DE POLITESSE: ADMINISTRATION

Destinataire

Formule d'appel

Formule finale

Préfet

Monsieur le Préfet

Madame le Préfet

Je vous prie de croire, Madame/ Monsieur le Préfet, en l'assurance de mes respectueuses salutations.

Sous-préfet

Monsieur le sous-préfet

Madmae le sous-préfet

Je vous prie d'agréer, Madame/ Monsieur le sous-préfet, l'expression de mes salutations distinguées.

Ambassadeur

Monsieur l'Ambassadeur

madame l'Ambassadrice

Je vous prie de croire, Madame l'Ambassadrice/ Monsieur l'Ambassadeur, en l'assurance de ma respectueuse considération.

Assurance maladie

Madame, Monsieur

Veuillez agréer, madame/ monsieur, l'expression de mes cordiales salutations.

Mutuelle

Madame, Monsieur

Veuillez agréer, madame/ monsieur, l'expression de mes cordiales salutations.

FORMULES DE POLITESSE: PROFESSIONNEL

Destinataire

Formule d'appel

Formule finale

Directeur des Ressources Humaines

Monsieur X

Madame X

Je vous prie d'agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes respectueuses salutations.

PDG

Monsieur X

Madame X

Je vous prie d'agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes respectueuses salutations.

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- Signature :

La signature est un autre élément important de votre courrier. Veillez à signer avec votre nom complet : sauf s'il s'agit d'un collègue avec lequel vous travaillez régulièrement, bannissez les initiales. Il faux insérer le contact que vous voulez ainsi que l’adresse si la personne a besoin de vous situer. Précisez également le nom de votre société et votre fonction exacte, votre interlocuteur ne la connaissant pas nécessairement.

En revanche, évitez d'encombrer l'email avec une signature trop longue et si votre message est la suite d'un long échange, pensez à la supprimer, surtout si l'historique de la conversation apparaît dans votre courrier. Cela ne fait qu'encombrer l'écran de votre interlocuteur et est fort désagréable s'il souhaite imprimer votre conversation.

Pour vous faciliter la vie, enregistrez votre signature pour qu'elle apparaisse à chaque nouveau message. Vous pouvez aussi vous en créer plusieurs : vous n'aurez qu'à choisir la plus appropriée selon le correspondant que vous ciblez.

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