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Durant l’exercice comptable 2014 du 1er janvier au 31 décembre elle a réalisé 381 322,91 euros de Chiffre d’Affaires (total des ventes).

L’entreprise respecte bien la tranche imposée par l’Etat de 82 200 € à 783 000 € de Chiffre d’Affaires pour les activités d'achat-revente afin de profiter du régime réel simplifié de la TVA (une seule déclaration de TVA dans l’année en respectant le versement de quatre acomptes par an).

3) Mode de règlement

Il s’agissait ensuite de paramétrer les modes de règlement des clients et fournisseurs, trois choix possible, soit un virement au bout de « 7 jours » (CHQ07), soit « 30 jours » (CHQ30) et la dernière possibilité était « la traite 30 jours fin de mois » (30FM, effet de commerce où le débiteur paye le trentième jour du mois suivant son créancier).

L’utilité des modes de règlement permet d’afficher automatiquement les informations du mode de règlement sur la facture créé à destination des clients ou du bon de commande envoyé au fournisseur.

B) Création du dossier gestion commerciale

Le dossier de gestion commerciale est un fichier séparé du dossier comptable mais qu’il faut lier à celui-ci lors de la création du fichier gestion commerciale afin de le rendre opérationnel.

La partie gestion commerciale de Sage comporte toutes les informations sur les tiers et les marchandises, il permet aussi d’établir les documents commerciaux (que j’expliquerai en détail dans la seconde partie de cette étude).

1) Client et Fournisseurs

En ce qui concerne les tiers, la précision des barèmes de remise clients et des fournisseurs doit se faire avant la création des fiches de tiers car il faut lier les remises à chaque création de tiers.

Les fournisseurs sont au nombre de un actuellement (la remise obtenue est dix pourcent, le nombre de marchandises achetées n’influence pas la remise).

Les informations essentielles comme l’identification (raison sociale, numéro tva intracommunautaire, adresse, et numéro de téléphone, etc.), contact (le mandataire des ventes qui est en charge de communiqué avec l’entreprise SANIGAZ) et sa banque (le numéro de la banque et du compte sont nécessaire afin de régler nos dettes fournisseurs via un virement) ont été enregistrées dans Sage.

On lui a attribué le compte 40100010(fournisseur BERTOLD)avec « 30 jours » (CHQ30) en mode de règlement.

Les clients sont aux nombre de trois en 2014 (la remise accordé aux clients varie en fonction des quantités commandées, entre cinq et vingtpourcentde remise)

Les informations essentielles renseignées dans Sage sont les mêmes que le fournisseur, on leur a attribué :

Le compte41100010 (client « BT Gaz », il nous règle par chèque sous trente jours)

Le compte41100020 (client « Chauffage Gaz Services », il nous règle par chèque sous sept jours).

Le compte41100030(client « Applications thermiques domestiques », il nous règle par traite trente jours du mois suivant).

2) Les Articles

En ce qui concerne les marchandises, l’entreprise à une gamme de 5 produits différents répartis en deux familles (IRIS 200 et IRIS 300).

Pour enregistrer les familles d’article j’ai précisé leur nom, leur code, la provenance du fournisseur (raison pour laquelle je devais enregistrer les fournisseurs avant les articles afin d’avoir le nom du fournisseur et la remise liée), durée de livraison et le taux de TVA par exemple.

Un autre élément enregistré était indispensable ; le coefficient, celui-ci permet d’automatisé le prix de vente Hors Taxe calculé par prix d’achat Hors Taxe multiplié par ce taux (1,50 pour IRIS 200 et 1,60 pour IRIS 300)

La valorisation du stock de chaque famille d’article était à préciser car l’entreprise à un stock qu’elle approvisionne régulièrement pour tous les produit en Coût Unitaire Moyen Pondéré (l’approvisionnement du stock sera étudié dans la seconde partie).

L’entreprise possède pour chaque article un numéro unique (IRIS 220 par exemple), on précise dans Sage principalement leur prix Hors Taxe, leur famille d’article, la désignation, numéro du plan comptable attribué (par exemple : 60700010et 70700010) et le stock minimum, optimal et critique (critique dans le sens où il est demandé de se réapprovisionné, voir seconde partie).

3) Le codage des articles

GS1 (Global Standards), c’est une organisation internationale qui facilite la collaboration entre partenaires commerciaux, elle met en place une standardisation de la codification des produit au niveau international.

Les codes EAN 13 (European/International Article Number) sont des codes-barres à 13 chiffres (GENCOD) utilisés dans le monde entier sur les article et colis.

Un code barre est une représentation numérique ou alphanumérique d'une information sous forme d'un symbole constitué de plusieurs barres et espaces.

Le but de l’attribution d’un numéro EAN est la simplification pour la gestion informatique. Chaque numéro correspondant à un produit précis, la recherche s’en trouve plus efficace.

Cela concerne aussi notre entreprise car elle possède des stocks et se réapprovisionne régulièrement chez son fournisseur via une commande en précisant en plus du nom du produit son numéro Gencod (exemple : 3452313585861 pour le produit IRIS 220)

4) Les frais de port

Le paramétrage des frais de port est réalisé sur un fichier externe à Sage, un tableur (APS0XLETUD-GROUPE5.xls).

Le tableur possède trois feuilles :

- une feuille (TableArt) qui recense les différents articles (code article, nom, désignation et poids en kg)

- une feuille (TableTransp) qui indique les différentes tranches de poids, tarif au niveau départemental et extra départemental

-une feuille (CalculTransp) en grande partie automatisée par des formules pour connaitre le coût du transport à facturer