ADM 2005 devoir 3

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- Créer une réquisition

- Voir liste des réquisitions en préparation par l’utilisateur

- Voir liste des réquisitions en attente de transfert au service des achats

- Voir liste transmise au service des achats

- Voir liste générale

Et sous l’onglet ‘Information’ :

- Information sur les fournisseurs

- Information sur les comptes budgétaires

- La convivialité :

L’interface est très conviviale et il est vraiment simple de naviguer à travers les menus et les pages. Les employés adorent cette interface.

- Les types de rapport produits par le système :

En Sortie on retrouve;

- L’impression des réquisitions,

- L’impression des écrans d'information présentés par le fureteur (via impression de la page web).

Le système R@V alimente un second système qui prend en charge la suite du traitement d'une réquisition d'achat. On a qu'à penser à l'envoi de la commande chez le fournisseur, la réception des marchandises, le suivi d'une commande, etc. Donc seront exportées les données suivantes vers les bases de données du système des achats:

- Les réquisitions d'achats autorisées

- Codes budgétaires

- Unités administratives

- Fournisseurs

Le système R@V génère un journal des événements qui donne les autorisations et les refus, les motifs et la date de l’évènement. Il génère également un rapport sur les montants d’argent disponible dans chaque codes budgétaires et unités administratives.

- Les fonctions des rapports :

Le journal des évènements nous donne une information détaillée sur les motifs de refus d’une réquisition d’achat.

Le rapport sur les montants d’argent disponible nous donne une liste des codes budgétaires et nous informe des montants d’argent engagés et ce qui reste comme argent disponible.

Ces deux rapports sont de type informatif et permettent de traiter et de contrôler les données afin de fournir des informations adéquates pour une meilleure gestion de l’organisation.

- Le système acquis ou développé par l’entreprise :

R@V est un système clef en main acquis par l’École de technologie supérieure il y a plusieurs années. L’ÉTS n’est pas propriétaire du système et ne possède donc pas les codes sources lui permettant de modifier le logiciel à sa guise.

- La sécurité entourant le système :

L’accès au système se fait via un compte pour l’utilisateur à l’intérieur de l’application. Cet accès permet de contrôler;

- les codes budgétaires que l’utilisateur peut débiter et/ou créditer lors de la saisie d’une réquisition,

- les fonctionnalités du système accessibles par l’utilisateur,

- les réquisitions pouvant être consultées par l’utilisateur.

- La technologie utilisé :

Les sources de données du système sont des bases de données SQLServer et la plateforme du système est web donc toute personne qui possède un poste informatique avec accès à Internet explorer à l’intérieur des murs de l’ÉTS peut accéder à l’application.

- L’organisme supporte-t-il lui-même son système :

Comme le système est un progiciel clef en main, agencé expressément pour les besoins de l’ÉTS, il ne requiert pas de mise à jour ou de modification fonctionnelle. L’ÉTS ne possède pas les codes sources et ne peut pas modifier le logiciel.

4. Les propositions d’améliorations :

- La mise à jour des données :

Comme on achète souvent les mêmes produits des mêmes fournisseurs, il serait intéressant de pouvoir reprendre une ancienne réquisition d’achat, y faire quelques ajustements au niveau des prix et des quantités, et de pouvoir la re-soumettre pour approbation. Ceci éviterait de refaire plusieurs fois la même demande.

- Les fonctions :

En plus de pouvoir sélectionner les fournisseurs et les comptes budgétaires lors de la création d’une réquisition, on devrait être apte de sélectionner à partir d’une liste de produits, les produits qu’on se procure régulièrement afin de ne pas avoir à entrer les données manuellement.

Conclusion

Ce travail portait sur la description et l’analyse du système R@V. R@V est un module de réquisition intranet qui permet aux employés de créer et de suivre le statut de leurs réquisitions d’achat et qui permet aussi le traitement et le contrôle des données pour fournir des informations adéquates pour une meilleure gestion de l’organisation.

Note :

R@V est condamné à disparaître en 2009 lorsque l’implantation de la suite de logiciels administratifs SOFE aura été effectuée. La suite proposera des outils modernes et intégrés permettant de traiter en temps réel toutes les transactions, que ce soit achats, paie, grand livre, inventaire, etc.