TN1 RIN 1011

1- Où se situe la fonction dans l’organisation?

Cette fonction d’Adjointe administrative relève de la directrice de l’organisme, Madame Adèle Mwana.

2- Quelles sont les 7 grandes activités liées à la fonction de la travailleuse à l’étude?

Les 7 grandes activités liées à la fonction de la travailleuse à l’étude sont les suivantes :

a) L’accueil : la travailleuse est chargée d’accueillir les femmes immigrantes, de leur fournir les informations appropriées et arranger des rendez-vous avec la travailleuse sociale, si nécessaire.

b) La gestion de la base de données : elle enregistre les informations pertinentes sur les femmes immigrantes dans la base de données de l’organisme et effectue les mises à jour nécessaires.

c) La comptabilité : elle est responsable de toutes les activités de comptabilité parmi lesquelles l’élaboration du budget, la tenue de livres et la gestion de la petite caisse. Elle gère également la paye du personnel.

d) Le programme de francisation : elle coordonne le programme de francisation avec la collaboration du ministère responsable de la francisation.

e) La traduction : elle œuvre à titre de traductrice pour l’organisme et le cas échéant pour ses organismes partenaires. Cette tâche consiste à assister les femmes immigrantes ne parlant pas le français avec la traduction auprès de la travailleuse sociale.

f) La représentation de l’organisme : cette activité se rapporte à la promotion de l’organisme.

g) Le soutien au personnel et tâches connexes à la direction : la travailleuse assiste la directrice et le personnel dans diverses tâches administratives qui incluent mais ne se limitent pas à l’organisation des voyages de la directrice, la préparation des réunions, la compilation de documents, la rédaction de procès-verbaux, le classement, la gestion de la correspondance et des appels téléphoniques ainsi que la mise à jour du site web de l’organisme.

3- À quelle fréquence la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

La fréquence à laquelle la travailleuse accomplit les activités varie : par exemple les tâches de gestion de base de données et d’accueil sont quotidiennes. La comptabilité de façon générale dépend des besoins, mais la tenue des livres se fait une fois par mois. Les sessions du programme de francisation sont organisées trois fois par an et chaque session prend environ 4 jours pour la préparation. La traduction dépend des besoins et peut aller de 2 fois par semaine à plusieurs fois par an. Les tâches liées à la représentation telles que la préparation du matériel promotionnel sont effectuées au besoin mais la présence physique de la travailleuse à certains événements se fait deux à trois fois par an. Quant aux tâches de soutien du personnel, elles sont quotidiennes.

4- À quel moment la travailleuse accomplit-elle chacune des activités?

La travailleuse effectue ces activités dans la journée principalement durant ses heures de travail soit de 8h à 16h. Selon les besoins et à quelques rares occasions, ses activités peuvent se poursuivre dans la soirée lors des activités de représentation de l’organisme.

5- Pourquoi la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

Selon les tâches effectuées, elle les accomplit pour venir en soutien aux femmes immigrantes en vue de leur intégration sociale, économique et culturelle, pour assurer la promotion de l’organisme, pour apporter du soutien approprié au personnel de l’organisme et de façon générale pour veiller à la réalisation de la mission de l’organisme.

6- Comment la travailleuse accomplit-elle chaque activité?

Certaines de ses activités s’effectuent par téléphone, par courriel,