Les processus administratifs

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Vocabulaire du processus

Entrée : Elément entrant ou produit consommer par le processus nécessaire à l’élaboration du produit

Sortie : Elément sortant ou produit issue du processus

Le rôle du schéma imagé

- Expliquer le processus

Le schéma imager informe le personnel d’un changement de processus, il explique qui fait quoi de manière visuel.

Conseil de réalisation.

- Lister les acteurs qui interviennent dans le processus, les documents et les opérations

- Placer les acteurs en colonne de gauche à droite et dans l’ordre chronologique d’intervention dans le processus.

- Les acteurs externes sont placés à l’extrême droite du schéma et séparé par un double trait vertical

- Représenter les opérations et les documents dans l’ordre chronologique avec des symboles

- Prévoir une légende

- Prévoir un titre

- Ne pas oublier de noter les actions

Le schéma post document -> Son rôle est de visualiser le parcours des documents circulant dans un processus entre les différents postes de travail c’est-à-dire qu’à partir du schéma on peut repérer les aller-retour, les tâches inutiles, des tâches inutiles, les retranscriptions d’information source d’erreurs.

Conseil de réalisation : repérer les postes qui interviennent dans le processus, tracer un tableau à double entrée qui portera le titre du processus, en suite inscrire dans la première ligne les postes de travail en suite reporter dans la première colonne les documents, à l’intersection de la ligne de la colonne tracer le symbole représentant le document, en suite tracer des flèches pour visualiser la circulation des documents et numéroter des opérations afin de faciliter la lecture, en suite prévoir si nécessaire une légende et un titre enfin pour terminer faire valider le processus qui doit être complet et compréhensible