La fonction de manager

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- En termes de proximité et de distance, une trop grande intimité, familiarité comme une trop grande distance peuvent nuire à la qualité de la relation et de la collaboration.

- En termes de complémentarité hiérarchie, le supérieur hiérarchique occupe une place qui peut le conduire à dominer, diriger l’échange, faire preuve d’autorité, influencer. L’assistant doit s’adapter tout en s’affirmant, on appelle ça, l’assertivité.

- Le positionnement en termes de consensus/conflit. Une bonne collaboration s’établie quand les deux acteurs peuvent échanger, confronter leur points de vue quand ils sont en désaccord ou encore trouver des solutions ensemble.

- Les enjeux

Dans la situation interpersonnelle qui s’établi entre l’assistant et le manager, les enjeux sont ce que chacun vise, cherche, risque de perdre ou de gagner de façon réelle ou symbolique. Les enjeux sont de différentes natures :

- Les enjeux identitaires : ils sont liés aux besoins de reconnaissance que chacun éprouve. Par exemple, être reconnue, être apprécié, accepté tel que l’on est, être distingué des autres. C’est un positionnement hiérarchique, à une échelle plus large c’est aussi contribuer à la bonne image de l’entreprise, à assurer sa notoriété.

- Les enjeux territoriaux : ils se manifestent lorsque les acteurs cherchent à protéger leurs espaces personnel, leurs intérêts, leurs zones d’influences, leurs prérogatives.

Ces enjeux auront une incidence sur les autres enjeux, informationnel (être capable d’obtenir, de donner et d’échanger des informations), relationnel (créer, d’entretenir, de pérenniser une relation), d’influence (convaincre, persuader, faire adhérer ou changer d’avis).

- Les stratégies

Dans toutes relations interpersonnelles en fonction des enjeux et des objectifs poursuivis, les acteurs utilisent consciemment ou non des stratégies, par exemple :

- S’appuyer sur son pouvoir hiérarchique pour imposer des idées, faire du chantage, être agressif.

- Chercher à influencer au moyen de la flatterie, de la séduction.

- Eviter la rencontre, la confrontation, faire semblant de ne pas voir (travail, difficulté, problème).

- Faire preuve d’inertie.

- Refuser le dialogue.

- Argumenter, imager, donner envie, se projeter.

III – L’analyse du contexte de la situation de communication interpersonnelle

- Les caractéristiques de la situation de communication

La communication interpersonnelle est basée sur l’échange de deux personnes dans une situation donnée en face à face, au téléphone, etc… Durant ces échanges la rétroaction est systématique cela signifie que la relation qui s’établie entre l’assistant et le manageur est en permanence influencée par des signes verbaux et non verbaux tels que les attitudes, les mimiques, etc…

B - L’analyse des éléments du contexte et leurs incidences sur la communication.

La communication qu’un assistant établie avec son manageur est largement influencée par les éléments du contexte dans lequel se déroule la communication. Ces éléments ne sont pas neutres et peuvent donc avoir des effets positifs ou négatifs sur la qualité de la communication :

Contexte matériel :

où se déroule l’échange ? Le lieu choisit est-il propice à un échange de qualité ?

Dans le bureau du manageur ? Dans le bureau de l’assistant ? Devant l’ascenseur ? Dans le couloir ? Sur le parking de l’entreprise ? Comment l’espace est-il aménagé ?

Cet aménagement induit la place que va occuper chacun des interlocuteurs, cela va donc influencer la communication dans son aspect verbal et son aspect non verbal, assit côte à côte ? L’un en face de l’autre ? Séparés par un bureau ou pas ? Disposition des tables ? Quelles sont les conditions matérielles ? Le matériel joue un rôle important dans l’interaction. Agencement et ergonomie des postes de travail, dimensions, décoration, sonorisation, luminosité, température, etc… est

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Le contexte temporel :

Est-ce-que le moment et la durée de l’échange ont été prévus, organisés, réfléchis ?

Le choix du moment est la fixation à l’avance, ou pas, de la durée de l’échange ont une influence sur les locuteurs.

Moment de suractivité ? Moment de détente ?

Le contexte social

qui sont les acteurs ? Quels sont leurs statuts ? Leurs rôles ? Leurs rapports de place ? La juste appréciation de ces éléments du contexte à une influence directe sur la qualité de l’échange. Supérieur, à égalité, inférieur ?

Le contexte culturel

Que sont la culture de l’entreprise ? Le type de structure ? D’organisation ? Le style de management ? La prise en compte des éléments liés à l’environnement, à la culture de l’entreprise, permet de mieux appréhender le type de relation s’y déroulant : entreprise entrepreneuriale, burocratie, structure fonctionnelle, divisionnelle, matricielle, organisation innovatrice, style de management directif, délégatif, paternalif, participatif

contexte idéologique

Y a il des éléments idéologiques qui influencent l’échange ?

La convergence ou la différence de position idéologique peut rapprocher ou éloigner des interlocuteurs

(point de vues politiques opposés, croyance religieuse différentes, système de référence commun ou trop éloignés

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Le comportement professionnel de l’assistant manager

La relation privilégié