Commentaire CR du 09-03-16

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Il est également important de souligner que dans le titre du document, « Réunion du 09-03-2016 » on retrouve l’information capitale qui est la date de la réunion dont on parle.

Les points négatifs

Le premier élément négatif que l’on remarque rapidement c’est que lorsqu’on ouvre le compte rendu, il est facile d’accéder à la date, le type de réunion, les participants … Mais que l’on ne sait pas directement de quoi on va parler. L’ordre du jour n’est pas synthétisé en quelques lignes au début du document et pour le retrouver il est nécessaire de passer en revue tout le rapport. Ce manque n’est pas pratique et nuit à la clarté du document. La deuxième chose que l’on remarque se trouve dans le titre du compte rendu, il est simplement évoqué le terme « Réunion » alors qu’il s’agit en réalité d’un conseil d’administration, ce qui diffère un peu, mais en plus on ne retrouve pas le nom complet du projet. Il aurait été plus exact de noter « Conseil d’administration du BDE 2016 – 09/03/2016 » par exemple.

Certaines parties du compte rendu manque cruellement de détails importants ou de précisions sur ce qu’il y est rapporté. Par exemple, dans l’en-tête il n’est pas précisé la fonction de chacun des membres de l’association et bien que toute l’équipe soit présente lors de ce conseil d’administration, on ne retrouve pas de case « Absents ». On peut également observer qu’on ne retrouve pas d’informations sur l’heure de fin de la réunion ou sur la date de la prochaine réunion qui a été décidée.

Qui plus est, une information nous est transmise mais sans nous donner les moyens de la comprendre, avant la rubrique de chaque pôle est notée la notion « 4 minutes » sans que l’on sache à quoi cela correspond. Il s’agit en fait du temps de parole accordé à chaque pôle pendant la réunion mais cette information est dure à deviner présentée comme telle.

Il manque également les informations concernant les décisions qui sont prises. Très peu de dates sont évoquées et encore moins d’échéances quant à la préparation des événements. Les ressources et les moyens alloués aux activités ne sont pas indiqués et cela ne permet pas de se rendre compte concrètement de la réalisation de certaines décisions. Les participants de la réunion n’ont ainsi aucune information concernant leur marge de manœuvre, cela risque de les pénaliser dans leur travail.

On peut également relever que les informations ne sont pas forcément accessibles à des personnes extérieures au projet. Par exemple il évoqué dans la discussion avec le bureau qu’il doit « constituer le dossier Asso Utilité Publique » ce qu’une personne qui n’a jamais pu assister à une réunion ou discuter avec des membres du bureau ne pourrait comprendre. Il aurait été nécessaire ici de rappeler les informations liées à cette mission, ce que cela voulait dire concrètement et les décisions qui ont étés prises lors des derniers conseils d’administration. Il manque également une information essentielle lorsque l’on évoque des votes, il n’y est indiqué que la majorité des votes qui a emporté la décision mais le nombre d’abstention ou de votre contraire ne figure pas.

Conclusion

Pour conclure il est important de faire très attention aux détails afin de pouvoir offrir un compte rendu de réunion de qualité à ses collaborateurs. La rédaction du compte rendu n’est pas un exercice facile et cela demande de l’entrainement pour distinguer les informations essentielles du reste sans pour autant oublier et décider en terme de moyens, de date, de responsabilités… Ce compte rendu possède de nombreuses qualités et pour une équipe qui est encore relativement jeune, cela constitue un bon début. Il faut certes améliorer la précision des informations et rendre le document plus accessible mais l’utilisation d’un cadre bien structuré à chaque étape du compte rendu permet de dégager une clarté certaine et forme une base de travail intéressante qui ne demande qu’à être développée par la suite. Réaliser cette étude permet de prendre la mesure du travail déjà réalisé et qu’il reste à faire dans ce domaine.

Ce compte rendu possède des qualités et des défauts mais nous pouvons également nous demander si la faute incombe au rédacteur ou bien ne serait-ce pas l’organisation et le déroulement de la réunion qui n’ont pas permis au rédacteur d’accéder à toutes les informations.

Antoine CLARET