Cas 2 IT

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- La planification de toutes les phases du projet;

- La mise en place d’une unité de gestion de risque;

- Le soutien et l’engagement de la direction;

- La Désignation d'un groupe de directeurs responsables avec une grande expérience technique et administrative;

- L’établissement d’un calendrier de réunions périodiques pour le suivi et la discussion de toutes les étapes de projet.

Cette gestion des risques peut se faire en deux étapes:

a. Identifier la nature et le degré des risques:

- Dépassement des coûts : faire une estimation précise des coûts engendrés par ce changement;

- Dépassement des échéances: évaluer les risque de dépasser les échéances et/ou dans le cas de dépassement quels seront les coûts afférents;

- Problèmes techniques entravant la performance: évaluer la technologie qui va être utilisée;

- Impossibilité d’obtenir les bénéfices escomptés: estimer le risque de n’avoir aucun bénéfice de ce changement.

b. Utiliser des méthodes et des outils de gestion des risques:

Planification des tâches: Utilisation de la méthode PERT ou GANTT de la recherche opérationnelle pour déterminer les taches critiques (pouvant engendrer un retard ou des coûts supplémentaires) dans le projet qu'on ne peut dépasser en aucun cas.

La gestion de la complexité technologique : La bonne gestion dépend de pouvoir prévoir les problèmes et établir de bonnes relations avec les membres de l’équipe technique. Si l’équipe n’a pas assez d’expérience, l’organisation doit chercher à collaborer avec une équipe externe plus spécialisée.

Utilisation d'outils d'intégration interne : Le projet FDCA est un projet à la technologie complexe et nouvelle et pour éviter des risques quelconques, il est primordial d'avoir une gestion optimale de la complexité technique en ayant recours à un choix rigoureux d'une équipe de cadres hautement qualifiés sur le plan technologique. Effectivement, dans le cas de ce projet la technologie des terminaux sans fil est nouvelle et pour éviter la déviation du projet, un ensemble de cadres maitrisant cette technologie et son implantation.

Augmentation de la participation des utilisateurs: Les utilisateurs finaux ont un rôle très important lors de la conception d’un nouveau système informatique. Un des rôles pertinents dans notre exemple est la prise en compte de leurs expériences dans l’étape de la conception du système. Si dans le cas du programme FDCA, les observations des préposés en recensement ont été signalées, il y aurait eu des possibilités de réparer plus efficacement les problèmes du système, comme la lenteur ou la tendance de tomber en panne.

5. Si vous étiez responsable de la gestion de ce projet, qu’auriez-vous fait différemment pour augmenter ses chances de succès ?

Ce projet semble présenter certains problèmes d’ordre organisationnels qui se sont par la suite répercutés sur le reste des phases de déroulement du projet. Pour pallier ces lacunes, nous commencerons par une meilleure planification organisationnelle visant la structuration de toutes les ressources et la planification adéquate par objectifs. Un projet d’une telle envergure nécessite inévitablement un suivi de toutes les activités qui y sont reliées. Aussi, la phase de préparation et de pré-établissement, en matière d’estimation des coûts et des risques, constituera l’une de nos priorités.

Dans le but d’éviter ces échecs, il aurait été primordial d’assurer l’ensemble des étapes de gestion de projet :

- Déterminer les facteurs clés du succès (FCS) dans le développement du projet;

- Évaluer la nature et le degré des risques;

- Utiliser les outils d’intégration interne pour la gestion de la complexité technique;

- Utiliser les outils de planification et de gestion formels comme le diagramme de Gantt pour suivre le début et la fin des activités ainsi que le graphique PERT pour suivre les relations de dépendances entre les tâches, les répercussions des retards et l’ordre d’exécutions des tâches.;

- Augmenter la participation des utilisateurs et créer une stratégie visant à surmonter la résistance des utilisateurs;

- Estimer les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; s’assurer d’avoir des ressources compétentes et responsables;

- Acquérir les ressources humaines et matérielles et prendre le temps d’évaluer les requis du projet avant de l’entamer;

- Assigner des tâches et s’assurer que les deux parties savant parfaitement leur rôle au sein du projet via une communication fluide;

- Diriger les activités en s’assurant que des ressources responsables assurent la supervision et la coordination du projet en tout temps et valident son avancement en regard des échéanciers et des budgets établis;

- Produire des rapports sur l’évolution et l’analyse des résultats ; afin de voir clairement où est rendu le projet et d’être en mesure que cet avancement puisse être communiqué clairement et évalué.

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