Préparation d'une fiche E4: instaurer une relation

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des informations pertinentes, complètes, précises et mise à jour.

Le canal (oral, en face à face, à distance..) : Oral en face à face.

Le lieu où se déroule la situation (enjeu territorial) : Dans le bureau de l’assistante

La forme de la communication : interpersonnelle, de groupe, formelle, informelle…

Il s’agit d’une communication interpersonnelle et formelle.

Les techniques et outils utilisés : techniques = prise de notes, écoute active, … Outils = agendas téléphone,….)

Les deux acteurs utilisent les techniques d’écoute active.

Sonia utilise son agenda électronique et les dossiers qu’elle a préparés

La stratégie de communication : (les faits, ce que font, disent les acteurs (le verbal et le non verbal)

Sonia très à l’aise, accueille sa manager avec le sourire et. Carole s’installe en face d’elle. Sonia lui présente les documents qu’elle a regroupés dans un dossier (billets d’avion, 2 adresses d’hôtels car elle se souvient que Carole reprochait la manque de proximité de son dernier hôtel). Elle lui demande si elle a besoin d’une voiture de location. Puis, elle lui propose de modifier le diaporama de présentation de l’activité du service (ajouter un sommaire, des graphiques. Carole accepte les modifications mais refuse de raccourcir le diaporama. Enfin, elle aborde le sujet de la mutation de sa directrice. Celle-ci lui répond que c’est en bonne voie mais qu’elle ne souhaite pas que le personnel soit au courant. Sonia promet de garder cette information pour elle.

L’évaluation de la communication (compétences mises en œuvre ou pas : résultats)

Les enjeux des deux acteurs ont été atteints car tous les deux ont adopté une stratégie positive en pratiquant l’écoute active.

En s’installant dans le bureau de son assistante, Carole se montre proche et la met à l’aise.

Sonia a favorisé la communication en collectant des informations pertinentes et en préparant son dossier. Elle a fait preuve d’empathie et répondu aux demandes implicites en anticipant les besoins de Carole (hébergement, voiture de location). Elle a fait preuve d’assertivité en formulant son avis à propos des modifications du diaporama sans chercher à les imposer. Elle a respecté la confidentialité en ne divulguant pas le projet de mutation de Carole.