Les fontions d'une agente de secretariat

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au service de plusieurs personnes?

• Oui. Elle travaille pour l’ensemble de la direction générale (37 personnes environ).

10. Travail d’équipe ou travail individuel?

• Normalement, c’est un travail individuel. Par contre, à l’occasion, un travail d’équipe s’impose.

11. Doit-elle superviser du personnel?

• Non

12. A-t-elle formé du personnel?

• Oui, la nouvelle agente de secrétariat.

13. A-t-elle suivi du perfectionnement ? Occasionnel – régulier – spécifique?

• Non.

14. Quels logiciels utilise-t-elle? Versions?

• La personne doit maîtriser l’environnement Windows et Office et des logiciels Word, Excel et PowerPoint (versions 2010).

15. Quelles qualités ou attitudes sont essentielles?

• La personne doit établir ses priorités et savoir s’ajuster en cas de besoin. Elle doit respecter les délais et organiser son travail en conséquence.

• Elle doit également être en mesure de communiquer efficacement et de manière précise avec les autres unités administratives du Ministère, soit pour adresser des demandes, soit pour répondre à des demandes de collaboration qui nous sont adressées.

• Elle doit développer la capacité d’utiliser les équipements à sa disposition pour réaliser efficacement les tâches qui lui sont confiées.

• Elle doit être capable de travailler en équipe et en particulier de gérer le stress.

• Elle doit avoir un esprit d’analyse et de synthèse, une grande autonomie, de la discrétion, de l’entregent, du tact, de l’initiative, du dynamisme et un grand sens de l’organisation.

• La diversité des dossiers, de même que les échéanciers qui peuvent être serrés, requièrent un degré élevé de concentration.

16. Travaille-t-elle seulement en français?

• Non. À l’occasion, la personne doit taper des documents en anglais.

17. Quel horaire de travail? Est-il variable? Est-ce qu’il y a des périodes où il y a des heures supplémentaires qui doivent être effectuées?

L’horaire de travail est de 8 h 30 à 16 h 30 du lundi au vendredi. Il est variable. Il n’y a pas d’heures supplémentaires à effectuer.