ADM2006, les systèmes d'information de gestion

...

- une information régulière

Les produits que AFL a élaboré pour les clients individuels allient tous trois qualités essentielles : la sécurité, la rentabilité et la disponibilité. Les clients sont rencontrés aux bureaux de AFL ou bien directement à leur entreprise ou bien à leur domicile.

- Organisme propriétaire :

C’est les conseillers de AFL qui utilisent le système. Le système permet aux conseillers à avoir accès aux dossiers des clients aussi des produits d’assurance-vie et de placement. L’organisme propriétaire est AFL qui a acheté les progiciels.

- Le système d’information de l’organisation :

AFL utilise 3 logiciels qui sont destinés à la vente et aux services à la clientèle des conseillers et des associés de AFL., le premier c’est Univeris Insurance Administration System manages c’est un logiciel de traitement de données (SIG).Il est installé au bureau principal de AFL à Levis.IL a été implanté en 2008.C’est les conseillers qui utilisent ce système pour avoir accès aux coordonnées des clients comme les numéros de police d’assurance et leur contrat.

Le deuxième est Ageman web est une interface web pour les conseillers. Le logiciel se nomme Ageman web office. C’est un logiciel de traitement de données (SIG). Il est aussi installé au bureau principal d’AFL a Levis en 2008 et il est accessible partout que vous soyez on n’a juste à se connecter sur le web et le tour est joué. Les conseillers y trouvent leurs propositions en attente d’émission avec le détail des suivis et des exigences de tarification comme les plans d’assurance-vie, invalidité, etc. C’est un logiciel spécialisé en gestion des opérations d’une agence en assurance de personnes.

Le troisième c’est un extranet qui se nomme AFL extranet qui est utilisé par les conseillers.

C’est un logiciel de traitement de données (SIG). Il est installé à Lévis dans le bureau d’AFL. C’est un logiciel qui a été conçu en 2008 par une compagnie d’informatique à Québec pour que les courtiers indépendants qui vendent pour AFL puissent communiquer avec AFL. Il a pour objectif d’offrir un accès aux informations techniques ou de gestion nécessaire pour que les partenaires coordonnent leurs activités. Comme voir le catalogue des produits ou de services, recevoir des communiqués d’AFL, recevoir des relevés des clients un exemple si le client est en défaut de paiement AFL va envoyer un document à ce sujet aussi si le client a droit à une augmentation de la couverture de sa police d’assurance, à travers le réseau Internet, au moyen d'un serveur Web sécurisé.

Pour les 3 logiciels utilisés ,les fonctionnalités en lien avec les systèmes information de gestion tel que définis par Laudon et Laudon dans leur les systèmes d’information de gestion (3 Édition) a la page 18 , la technologie de la gestion des données commandant l’organisation des données sur des supports physiques de stockage et sert à créer et à manipuler des listes ,des fichiers et des bases de données destinés au stockage de données et à associer des informations pour la production de rapports.

Aussi selon Laudon et Laudon la technologie des réseaux et des télécommunications, relie les différentes composantes du matériel informatique et transfère les données d’un emplacement physique à l’autre.

- Description des fonctionnalités des logiciels utilisés par les conseillers.

AFL à acheter un progiciel de la compagnie Univeris ce qui permet de gérer les exigences en matière de conformité, telles que la déclaration des informations appropriées requises par le modèle de relation client (CRM) et la collecte et le stockage des informations appropriées, conformément à la Loi sur la conformité à la taxe sur les comptes étrangers (FATCA).

Univeris fournit les moyens de gérer leur pratique. C'est le centre nerveux des enregistrements clients, des actifs agrégés, des rapports clients et de l'accès des investisseurs. Univeris permet aux agents de compléter tous les documents appropriés et de partager des informations avec les compagnies d'assurance et les titulaires de polices.

Il est doté d’une ouverture de compte très intuitive et facile à apprendre grâce à Account XPRESS. Account XPRESS est un système en ligne d'ouverture de compte en temps réel pour les conseillers. Le logiciel intuitif et la solution d'ouverture de compte guidée d'UNIVERIS peuvent être utilisés par des utilisateurs novices sans expertise dans les services financiers. Les utilisateurs peuvent importer des informations sur le client à partir du système pour remplir préalablement les formulaires avant même le début du processus, en simplifiant le processus d'ouverture de compte et en réduisant la saisie des données. Account XPRESS aide les conseillers par une solution guidée qui permet une exécution plus rapide avec un traitement en temps réel. La réduction de la saisie des données facilite un processus d'ouverture de compte efficace et rapide. La vérification d'erreur instantanée identifie les lacunes et réduit les erreurs. Enregistrez et reprenez les éléments de travail en cours pour permettre à plusieurs personnes d'éditer des comptes. En réduisant les erreurs et le risque de conformité en remplissant les bons formulaires à chaque fois avec Super Smart Forms.

Le réseau XPRESS maintient et distribue les formulaires aux courtiers : en veillant à ce que tous les formulaires soient remplis par le système et en veillant à ce que les derniers formulaires soient mis à jour sur l'ensemble de notre réseau. Le réseau XPRESS réduit le besoin pour les compagnies d'assurance d'imprimer et de distribuer des formulaires, ce qui permet notre système de points de vente.

Le système d'administration des assurances UNIVERIS gère tous les produits individuels d'assurance vie et maladie, y compris Terme, vie universelle, vie entière participative, assurance invalidité, maladie grave et soins de longue durée. UNIVERIS permet d’accroître efficacité opérationnelle tant pour le personnel de leur conseiller que pour le siège social. Le logiciel fournit un processus de workflow plus efficace et plus intuitif, réduit les temps de traitement.

C’est quoi un processus de workflow ? Le workflow sert à décrire le circuit de validation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les