Présentation du système d’information comptable et de gestion

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Il faut saisir les commandes, les devis des clients et relancer les paiements non effectués.

Les éléments comptables doivent être régulièrement envoyés à l’expert comptable.

Présentation du groupe comptable

La comptabilité est gérée par ….

Dans ce service elle s’occupe de la saisie, de la gestion des dossiers, des classements des pièces comptables et des éléments complémentaires. ….s’occupe de la relation clients.

Si les clients ont des questions ils peuvent contacter ….. elle peut les recevoir. Elle s’occupe de préparer toutes les pièces comptables pour réaliser le bilan à la clôture de l’exercice comptable.

Principaux travaux réalisés

Service comptable

Mes tâches réalisées sont :

La facturation

La facture retrace les détails des tâches réalisées par les ouvriers et elle permet d’indiquer le prix final.

Dans un premier temps j’ai envoyé les factures aux clients.

Une facture s’effectue en 5 exemplaires :

- 2 feuilles blanches pour le client

- 1 feuille jaune et 1 feuille verte qui restent dans l’entreprise. Ces deux feuilles sont accompagnées d’un bon de commande et d’un accusé de bon de commande. ces exemplaires sont à classer par client aux archivestous les ans.

- 1 feuille rose qui reste également dans l’entreprise et qui est à présenter en cas de contrôle fiscal.

Pour les clients qui règlent directement à Vog médical il ne faut pas ajouter d’étiquette par contre pour les clients qui règlent à facto France il faut ajouter une étiquette. (voir annexe : les étiquettes)

J’ai saisi les quittances subrogatives de facto France sur sage comptabilité, c’est un bordereau qui permet de prouver que le paiement d’une créance client a bien été réalisé par un tiers dans le cadre d’une subrogation, la quittance subrogative répertorie les créances transférées. La subrogation ne peut être réalisée seulement quand le créancier est totalement payé. La "subrogation" est un mode de transmission des créances.

J’ai saisi les factures une fois que les quittances sont parties à facto France. Les écritures du journal de facto France sont soldées par le compte 4673 facto France.

Facto France est une société de financement, assurance et gestion du poste client. Facto France effectue une avance de trésorerie, immédiatement et sans engagement, elle propose de financer les factures des clients à la demande. Cette société s’adresse aux entreprises désireuses de ne céder une ou plusieurs factures. Facto France dispose d’un financement sous 72 heures, sans contrat, sans engagement, sans caution.

Une fois que les relevés de compte d’affacturage facto France sont parvenus il faut aller sur le site de facto France pour regarder à quelle facture correspond les montants inscrits, pour ensuite les saisir sur le journal de facto France. Le relevé de compta d’affacturage correspond aux sommes payées par les clients.

Une fois que le relevé de compte d’affacturage est parvenu à l’entreprise il faut aller sur le site de facto France pour faire une recherche par montant afin trouver à quel numéro de facture correspondent les sommes débitées et créditées. Ces numéros de factures vont être utilisés comme référence sur les libellés du journal de facto France. A chaque facture saisie il faut la pointer avec le virement, le chèque ou l’annulation de facture correspondant. Il faut faire attention que les numéros de facture coïncides.

…. 85% de ses factures à facto France.

Cette entreprise accepte plusieurs modes de paiement :

- Chèques

- Virements

- Lettre de change

Certains clients soldes grâce à des lettres de change. Pour cela il faut remplir le numéro de facture et la date d’échéance, la lettre de change doit être envoyée en même temps que la facture concernée.

L’état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement se réalise avec les deux banques, celle de l’entreprise (512 banque) et la banque Thémis

Dans un premier temps il faut effectuer le pointage entre les tickets de caisse et le relevé de compte de l’entreprise. Ensuite il faut ajuster les libellés sur sage par rapport aux tickets et factures.

Afin de pouvoir continuer l’état de rapprochement il faut pointer les sommes qui figurent sur le relevé 512 banque et la banque Thémis.

Quand les sommes figurent dans la banque Thémis mais pas dans le compte 512 banque de l’entreprise il faut alors rechercher si c’est un chèque non encore encaissé par le client. Le nouveau solde comptable (c’est-à-dire le solde du compte 512 banque) et le solde de la banque doivent être identiques au 01/01/N, il ne doit donc pas avoir d’écart entre les deux banques.

Quand on effectue un état de rapprochement il faut pointer au fur et à mesure sur le logiciel sage. Quand les montants sont pointés il y a la mention « janvier 1601 » qui s’inscrit sur la colonne de pièce de trésorerie. …l réalise tous les mois un état de rapprochement.

Le lettrage des comptes

J’ai mis à jour le lettrage des comptes clients pour le bilan.

Le lettrage des comptes 401 fournisseurs se réalise à compter du 01/01/2015 jusqu’au 31/12/2015 grâce à la balance des tiers fournisseurs 2015. Pour cela il faut aller dans les écritures non lettrées sur le logiciel sage comptabilité. La tenue des comptes s’effectue en euro.

Chaqueannée l’entreprise renouvelle ses prix, j’ai donc mis à jour les prix 2016 sur le logiciel sage comptable.

Mises à jour des données

Travaux sur Excel :

J’ai effectué un tableau d’inventaire