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Document 3 : Valéo confie sa bureautique à Google

Fini, les serveurs par centaines, les licences, les frais de réseau ! En passant au «cloud computing», l'équipementier gagne sur tous les tableaux : il fluidifie son organisation et réduit ses coûts.

Votre messagerie est pleine. Merci de libérer de l'espace... » Qui n'a jamais été sommé par le système informatique de son entreprise de faire le ménage dans sa boîte e-mail ? Hichem Jouaber, le directeur «supply chain» de l'équipementier automobile Valeo, ne connaît pas ce genre de problème. En dépit des 4 567 mails qu'affiche sa boîte de réception, pas l'ombre d'un avertissement. «J'occupe seulement 13% de ma capacité de stockage», précise-t-il, sourire aux lèvres, sûr de son petit effet. L'explication? Ce manager, chargé de piloter les stocks des 130 usines de Valeo, utilise Gmail, la messagerie Web illimitée de Google.

Accueillant "nuage". Depuis mars 2009, en effet, ce groupe international déploie la suite bureautique Google Apps. La messagerie du géant californien, son agenda, ses logiciels de création et de partage de documents (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation), ses logiciels de traduction, ses outils de création de sites Web ou de vidéos prennent progressivement le relais du système précédent, bâti autour de Lotus Notes et de Microsoft Office. Avec une différence de taille : contrairement aux logiciels classiques, installés au coeur même du système informatique de l'entreprise, les applications Google Apps sont «louées» par Valeo et lui sont fournies par le géant du Web.

C'est ce qu'on appelle le «cloud computing», un principe qui consiste, pour les entreprises, à faire héberger tout ou

partie de leur informatique par les serveurs des grands noms de l'Internet (Google, Microsoft, Amazon... ). Elles peuvent y stocker leurs logiciels, bien sûr, mais aussi l'ensemble des documents qu'elles produisent. Ainsi, un fichier texte créé via Google Apps n'est plus sauvegardé sur le disque dur de l'utilisateur mais directement sur le réseau de Google. Le stade ultime de l'externalisation en quelque sorte !

260 serveurs en moins. Valeo a décidé dès juillet 2008 de migrer dans le «nuage» de Google. A l'époque, la démarche était pionnière. «Nous avions vu l'opportunité d'améliorer significativement notre façon de travailler», se souvient François Blanc, le directeur des systèmes d'information chargé du projet. L'équipementier, qui pilote près de 2000 projets de développement et compte 52 000 collaborateurs à travers le monde, a vite compris l'avantage des solutions de partage de documents à distance proposées par Google pour faciliter les échanges entre ses équipes. L'intérêt financier de cette migration a fini de le convaincre. S'il refuse de donner des chiffres, Valeo estime que cette opération, autofinancée par la direction informatique, sera rentabilisée «d'ici deux à trois ans» grâce aux économies substantielles qu'elle permet de réaliser. Principaux gains attendus : la disparition des licences logicielles - auxquelles se substitue un simple abonnement à Google Apps de 40 euros par an et par utilisateur -, la suppression des 260 serveurs actuellement mobilisés par Lotus Notes et, bien sûr, la réduction des prestations de services liées à ces infrastructures, assurées jusqu'alors par des sociétés extérieures. «Le premier intérêt du cloud computing est qu'il limite au maximum l'immobilisation de capital», confirme Thierry Mennesson, responsable de la stratégie informatique chez Accenture.

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Modules de formation. Pour accompagner la transition, une cellule de conduite du changement est à pied d'oeuvre depuis près d'un an. Elle a notamment élaboré quinze modules destinés à la formation des salariés. «Pour être le plus concret possible, nous avons travaillé à partir des retours d'expérience recueillis durant la phase de test», rapporte Beate Lippold, coordinatrice de la cellule au siège parisien. Au menu des formations proposées : «Comment organiser une réunion» ou «Comment rédiger un document en mode collaboratif». Reste que les meilleurs ambassadeurs du système sont encore les utilisateurs eux-mêmes. D'ailleurs, une newsletter consacrée à la migration décortique chaque mois les expériences les plus représentatives.

A la direction supply chain, Hichem Jouaber n'en finit pas de vanter les bienfaits du partage de documents : «Au lieu de recevoir des dizaines d'e-mails, avec autant de fichiers attachés, on travaille sur un fichier unique, progressivement modifié par les uns et les autres.» Soit un gain de temps qu'il estime à trois jours par mois, pour les seules tâches de reporting ! Unique bémol, le collaborateur se montre plus critique sur le tableur et le logiciel de présentation de Google, qu'il juge moins complets qu’Excel et PowerPoint. «Mais l'outil va continuer de s'améliorer», veut-il croire, plein d'espoir. Car c'est là l'autre particularité du cloud computing: les applications fournies via le Web évoluent en continu, signant la fin des mises à jour et de l'installation de nouvelles versions. Encore des économies de temps et d'argent en perspective ! ∎

Laure Cailloce, Management, Février 2010