Procédure de « Création / modification des données fournisseurs »
Par Ramy • 23 Août 2018 • 1 584 Mots (7 Pages) • 570 Vues
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Procédure de « Règlement et comptabilisation »
Etape
Description de l’étape
Acteurs
Délai
1
Traitement des factures à payer
- L’assistante de la Direction Financière :
- Renseigne le registre des factures fournisseurs reçues
- Communique la facture d’origine à la comptabilité fournisseurs
- Communique le registre à la comptabilité fournisseurs pour
validation.
- Assistante de la Direction Financière
- J réception de la facture fournisseur
- La comptabilité fournisseurs :
- Récupère le registre et les factures fournisseurs reçues
- Investigue si éventuelles anomalies
- En cas d’anomalie
- Rejet de la facture
- Communique l’anomalie au service concerné pour correction
- Si pas d’anomalie
- Valide la facture fournisseur sur SAP
Note :
- Les factures associées aux frais généraux ne font pas l’objet d’un BR au préalable et sont validées par les personnes habilitées avant paiement.
- Les abonnements téléphoniques font l’objet d’une validation mensuelle par les personnes habilitées avant comptabilisation
- Le système permet un blocage automatique de la facture pour tout bon de commande non validé / bon de réception non définitif.
- Comptabilité Fournisseur
- J+1 réception du registre et des factures fournisseurs
2
Comptabilisation des factures
- Comptabilisation automatique sur SAP des factures fournisseurs validées
- SAP
- J validation des factures fournisseurs
3
Règlement des factures
- Le service trésorerie, sur la base de l’état des factures comptabilisées à payer :
- Etablit l’ ordre de virement / effets à payer
- Le communique à l’Administrateur Directeur Général
- Délégué, au CFO pour validation
- Service trésorerie
- J+1 réception de l’état des factures à payer validé
- Double signature de l’ordre de virement / effets à payer par
- L’Administrateur Directeur Général Délégué
- Le CFO
- Administrateur Directeur Général Délégué / CFO
- J réception de l’ordre de virement / effets à payer
- Comptabilisation automatique des paiements sur SAP
- SAP
- J validation du paiement
4
Suivi des factures non parvenues
- L’Accounting Manager
- Edite mensuellement l’état des factures fournisseurs non
parvenues (Compte « Factures non parvenues » )
- Investigue les éventuelles anomalies
- Communique le résultat aux personnes concernées de la structure pour apurement
Note : Le système permet un blocage automatique de la facture pour tout bon de commande non validé / bon de réception non définitif.
- Accounting Manager
- Début de chaque mois
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Procédure de « Gestion des réclamations achats »
Etape
Description de l’étape
Acteurs
Délai
1
Enregistrement de la réclamation
- Pour le MP / Matériels, le réceptionniste, à la détection d’une non-conformité d’un produit ou d’un service :
- Mentionne le motif de non-conformité sur le bon de réception « Sous contrôle qualité »
- Le communique au Responsable du Département Achats
Note 1 : Types de non-conformité :
- Manque du bon de livraison
- Problème d'identification et d'étiquetage
- Problème de qualité
Note 2 : Pour les services, la non-conformité est communiquée par le service demandeur via un mail au Responsable Achats ( délais, qualité de service, ..etc.)
- Le Réceptionniste
- J réception des produits
2
Traitement de la réclamation
- Le Responsable du Département Achats
- Reçoit la fiche de le bon de réception « Sous contrôle qualité »
- Investigue les raisons de la réclamation
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