Rédiger et diffuser des documents écrits

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- Le procès-verbal (ou compte rendu analytique)

Le procès-verbal (ou compte rendu analytique) relate les différentes interventions de manière chronologique. Il est exhaustif et fidèle. Il fait foi du contenu et est signé par les responsables. Les pronoms personnels (« je/nous ») sont à bannir : le ton est impersonnel. Le rédacteur n’expose pas son opinion. On utilise souvent une forme passive.

Exemple : Cindy Vartan a estimé qu’une telle démarche ne s’imposait pas de manière urgente.

- Les différentes mentions

Ces documents sont rédigés sur le papier portant le logo de l’entreprise (c’est généralement un document modèle) et doivent comporter :

- Le lieu et la date de rédaction

- Les fonctions, noms et signatures du président de séance et du secrétaire de séance

- Un titre

Exemple : Compte rendu de la réunion téléphonique du …/…/N

- Un objet ou un ordre du jour (qui peut être inclus dans le titre)

Dans les comptes rendus de réunion et les procès-verbaux, on trouve obligatoirement :

- Les noms et les fonctions des personnes présentes, absentes et excusées

- Les heures de début et de fin de la réunion

- La date et le lieu de la prochaine réunion (s’il y a lieu)

Logo de l’entreprise

Lieu, le …/…/N

Présents :

Excusés :

Absents :

Compte rendu (ou procès-verbal)

Objet ou ordre du jour :

Date et heure de début :

Synthèse ou analyse

Heure de fin de séance et indication de la réunion suivante s’il y a lieu

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FICHE RESSOURCE 4

COMMENT RÉDIGER UNE NOTE DE SERVICE

- Définition

Une note de service est un document interne circulant dans le sens descendant, écrit par mesure de sécurité et pouvant, le cas échéant, servir de preuve. Elle transmet :

- Soit des consignes ou le descriptif d’une procédure : il s’agit alors d’une note d’instruction

- Soit une information : il s’agit d’une note d’information à finalité plus large

- La rédaction et la présentation de la note de service

- La rédaction

On considère qu’une note ne soit aborder qu’un seul sujet : elle doit être concise, précise (tous les détails nécessaires doivent être fournis), claire (il ne doit pas y avoir d’hésitation quant au message transmis) et courtoise.

Le style est impératif, neutre et impersonnel. La note ne contient pas de formule d’appel (civilité), ni de formule de politesse.

On précise et met en exergue la date d’effet (de mise en application) de la note.

- La présentation

Souvent créée sur un imprimé spécifique ou à partir d’un modèle de document, la note adopte une forme commune à l’ensemble des services de façon à faciliter une lecture rapide.

On indique quels sont les destinataires :

- Pour action : les personnes directement concernées et qui doivent exécuter l’ordre ou s’y soumettre

- Pour information : les personnes à qui l’on transmet l’information.

- Le plan

On pourra adopter un plan en s’aidant des questions clés :

- Pourquoi ? (Quels sont les faits qui motivent une prise de décision, en évitant les motivations floues ?)

Exemple : on évitera : « Les vacances d’été approchent… » ; on préfèrera : « Pour éviter les difficultés rencontrées au mois d’août dernier en raison d’un effectif insuffisant… »

- Quoi ? (Quelles sont les mesures prises ?)

Exemple : un tiers de l’effectif sera présent

- Comment ? (Quelles sont les opérations à effectuer ?)

Exemples : déposer les dates de congés souhaitées, rappeler les ordres de priorité

- Quand ?

Exemple : date ultime des dépôts de congés avant le …/…/N

- Où ?

Exemple : dans le bureau de Mme X

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FICHE RESSOURCE 5

COMMENT RÉDIGER UN COURRIER

La rédaction d’un courrier interne ou externe relève de la compétence de l’assistant(e) de gestion, qui doit connaître les règles de présentation et de rédaction d’une lettre.

- La forme du courrier

- La présentation normalisée et la charte graphique

Il existe une présentation normalisée de la lettre selon la norme AFNOR NFZ 11001, que l’on peut se procurer sur le site www.boutique.afnor.org. Les PME utilisent souvent leur propre présentation, et notamment leur propre charte graphique.

Une charte graphique répertorie les règles à respecter dans les documents émanant de l’entreprise : logo, police(s) de caractères, jeu de couleurs. Tous ces éléments, qui confèrent une identité visuelle à l’entreprise, sont intégrés