Procédure de « Création / modification des données fournisseurs »

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-

Procédure de « Règlement et comptabilisation »

Etape

Description de l’étape

Acteurs

Délai

1

Traitement des factures à payer

- L’assistante de la Direction Financière :

- Renseigne le registre des factures fournisseurs reçues

- Communique la facture d’origine à la comptabilité fournisseurs

- Communique le registre à la comptabilité fournisseurs pour

validation.

- Assistante de la Direction Financière

- J réception de la facture fournisseur

- La comptabilité fournisseurs :

- Récupère le registre et les factures fournisseurs reçues

- Investigue si éventuelles anomalies

- En cas d’anomalie

- Rejet de la facture

- Communique l’anomalie au service concerné pour correction

- Si pas d’anomalie

- Valide la facture fournisseur sur SAP

Note :

- Les factures associées aux frais généraux ne font pas l’objet d’un BR au préalable et sont validées par les personnes habilitées avant paiement.

- Les abonnements téléphoniques font l’objet d’une validation mensuelle par les personnes habilitées avant comptabilisation

- Le système permet un blocage automatique de la facture pour tout bon de commande non validé / bon de réception non définitif.

- Comptabilité Fournisseur

- J+1 réception du registre et des factures fournisseurs

2

Comptabilisation des factures

- Comptabilisation automatique sur SAP des factures fournisseurs validées

- SAP

- J validation des factures fournisseurs

3

Règlement des factures

- Le service trésorerie, sur la base de l’état des factures comptabilisées à payer :

- Etablit l’ ordre de virement / effets à payer

- Le communique à l’Administrateur Directeur Général

- Délégué, au CFO pour validation

- Service trésorerie

- J+1 réception de l’état des factures à payer validé

- Double signature de l’ordre de virement / effets à payer par

- L’Administrateur Directeur Général Délégué

- Le CFO

- Administrateur Directeur Général Délégué / CFO

- J réception de l’ordre de virement / effets à payer

- Comptabilisation automatique des paiements sur SAP

- SAP

- J validation du paiement

4

Suivi des factures non parvenues

- L’Accounting Manager

- Edite mensuellement l’état des factures fournisseurs non

parvenues (Compte « Factures non parvenues » )

- Investigue les éventuelles anomalies

- Communique le résultat aux personnes concernées de la structure pour apurement

Note : Le système permet un blocage automatique de la facture pour tout bon de commande non validé / bon de réception non définitif.

- Accounting Manager

- Début de chaque mois

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Procédure de « Gestion des réclamations achats »

Etape

Description de l’étape

Acteurs

Délai

1

Enregistrement de la réclamation

- Pour le MP / Matériels, le réceptionniste, à la détection d’une non-conformité d’un produit ou d’un service :

- Mentionne le motif de non-conformité sur le bon de réception « Sous contrôle qualité »

- Le communique au Responsable du Département Achats

Note 1 : Types de non-conformité :

- Manque du bon de livraison

- Problème d'identification et d'étiquetage

- Problème de qualité

Note 2 : Pour les services, la non-conformité est communiquée par le service demandeur via un mail au Responsable Achats ( délais, qualité de service, ..etc.)

- Le Réceptionniste

- J réception des produits

2

Traitement de la réclamation

- Le Responsable du Département Achats

- Reçoit la fiche de le bon de réception « Sous contrôle qualité »

- Investigue les raisons de la réclamation

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