Mémoire master conservation des archives

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La deuxième défintion de ce même dictionnaire retiendra plus notre attention puisqu’elle précise que dans l’ordre de la pratique et de l’action, un problème est une « difficulté qu’il faut resoudre pour obtenir un résultat; situation instable ou dangereuse exigeant une décision. »

- conservation : ce terme étant le plus important dans la compréhension de notre thème, il sera définit de façon détaillée en partant de définition générale à une définition plus spécifique.

Le dictionnaire multimédia Le petit Larousse 2010 nous apprend que la conservation c’est l’« action de conserver, de maintenir intact, dans le même état. C’est aussi l’état dans lequel une chose subsiste ».

Quand au dictionnaire multimédia Encarta 2009, il le définit comme l’ « ensemble des mesures visant à enrayer la détérioration »

Le dictionnaire de terminologie archivistique définit la conservation comme l’ « Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés. »

Anne Marie Chabin, dans le nouveau glossaire de l’archivage le définit comme : l’« Ensemble des opérations techniques qui permettent de maintenir dans le temps des objets documentaires (quel que soit leur support), de préserver leur intégrité et de garantir l’accès à leur contenu. »

Dans le Guide des entreprises, la conservation est un terme polysémique. Il est d’abord défini comme l’ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents ; C’est aussi la « fonction de sauvegarde, matérielle, tri, classement, inventaire, communication et mise en valeur des fonds d’archives.

Cette dernière définition à notre avis parait plus précise du fait qu’elle prend en compte les aspects matériels mais en plus les aspects organisationnels des archives qui contribuent eux aussi à la conservation.

- Archives : Le dictionnaire de terminologie archivistique définit les archives comme les :

« Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. »

La même définition est souvent utilisée dans les législations nationales avec des variantes respectant les cultures propres à chaque pays et les objectifs de la législation.

Ainsi la France proposait, dans sa législation sur les archives en 1979, complétée par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008, la définition suivante : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date,leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. »

Au Sénégal (Loi N° 81-02 du 2 février 1981 relative aux archives) :

« les archives sont constituées par l'ensemble des documents, quels qu'en soient la nature, la date, la forme et le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans la cadre de son activité publique ou privée. »

L’on retiendra de ces différentes définitions qu’il ya des points communs en ce sens que la notion d’archives est indissociable de la notion de document et qu’elle est indépendante de la dat deu document, ni de son lieu de conservation, de sa forme ou encore de son support.

II- CADRE THEORIQUE DE LA RECHERCHE

1- Formulation de la problemeatique

La présente étude s’intéresse à la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation et particulièrement à son service des archives. Ce service a la charge des dossiers produits et reçus, mais l’accent y est plus mis sur les dossiers de permis de conduire et de cartes grises délivrés sur toute l’étendue du territoire. Vu l'importance de ces documents qui servent à l'authentification des permis de conduire, Il serait inadmissible que ceux ci soient en mauvais état. Cependant de nombreux documents sont dégradés à un point où l'on ne peut voir correctement les numéros de permis et aussi l'on retrouve des articles qui sont à moitié - voire même vides sur les rayonnages. En plus il y a des documents manquants lors de l'insertion dans les boîtes et des documents traités sans numéro de permis apparent. À cela il faut ajouter que les mobiliers de rangement et d'entreposage sont en bois, les documents attachés avec des cordes et superposés en dehors des boîtes d'archives sur les rayonnages. Enfin l’on note l’absence d’outils de gestion tels que le calendrier de conservation ou encore le plan de classement, qui sont indispensables à la bonne conservation des archives. Ainsi l’on constate qu’il existe en réalité des difficultés au niveau de la conservation des archives à la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation.

La situation ci-dessus évoquée n’est pas sans conséquence pour la DGTTC puisque l’on se trouve confronté à une lenteur administrative créant un disfonctionnement préjudiciable à cette structure et des plaintes de la part des usagers. Il conviendrait alors de s’attaquer aux raisons profondes qui sont à la base des problèmes de conservation des archives au Service Informatique de la Documentation et des Archives de la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation.

L’étude de ce problème présente un intérêt stratégique dans la mesure où la DGTTC est le poumon de la circulation terrestre en Cote d’Ivoire. L’efficacité que pourrait gagner cette direction grâce à une bonne connaissance des problèmes qui freinent le bon fonctionnement de son service d’archive est en première ligne dans cette étude.

2- Revue de la littérature scientifique

Le chercheur dans toutes sciences se donne un repère constitué de travaux antérieurs, dont il met en exergue les qualités du travail, mais aussi les insuffisances. C’est par rapport à ces insuffisances que celui-ci précise bien en quoi son étude diffère de celui de ses prédécesseurs.

Le professeur Paul N'DA, nous dit à cet effet que faire la revue de littérature, c'est : « faire la recension des écrits, c'est faire le bilan critique de ce qui a été produit dans le