Organiser une réunion

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matériel (par exemple vidéo projecteur ou caméra) ou même une connexion faible qui empêcherai le bon déroulement de la visioconférence. Il est donc impératif de vérifier et même de tester le matériel avant la réunion.

Application 2 :

Mathieu Zedermann Mercredi 2 Octobre 2016

Directeur d’agences bancaires Lédermier Saint-Vallier

Mr Yves Dupont

Salarié d’une agence

Objet :

Convocation à la réunion mensuelle des agences bancaires Lédermier du jeudi 14 Novembre.

Monsieur,

Par la présente, j’ai l’honneur de vous informer qu’une réunion aura lieu le Jeudi 14 Novembre, de 10 heures à 12 heures. La réunion déroulera sous forme de visioconférence, directement projeté dans votre agence.

Ordre du jour : Actualisation de la répartition de la clientèle entre les conseillers des deux agences.

En cas d’impossibilité de participation, veuillez me contacter au 07.30.31.32.33, ou m’envoyer un mail à m.zedermann@gmail.com.

Je vous prie d’agréger, monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Mathieu Zedermann

Directeur Lédermier

2) Pour faire parvenir cette convocation à chacun de nos salariés, deux options s’offrent à nous. Tout d’abord, nous pouvons la remettre à nos salariés sous forme d’imprimé, on va ensuite leurs distribuer ou même leurs envoyer par voie postale. Ou alors, nous pouvons leurs envoyer par mail directement, via l’intranet de l’entreprise.

3)

Envoie sous forme papier par voie postale Envoie par mail

Aspects positifs Aspects négatifs Aspects positifs Aspects négatifs

- On a le document en main propre (trace écrite réelle)

- Confidentialité - Lenteur de l’envoie

- Coût supérieur au mail - Instantanéité

- Economie

- Possibilité d’en envoyer un grand nombre en même temps

- Réseau intranet dans les agences - Il faut posséder toute les adresses mails nécessaires

L’envoie par mail paraît le plus adapté. Etant donné du nombre non négligeable de personne à qui nous devons envoyer cette convocation, le mail est le plus adapté en termes de coût et de rapidité de l’envoi. De plus, on pourra s’aider d’une base de donné pour afficher directement les informations comme le nom ou l’adresse sur la convocation.

4) Le document essentiel à fournir après la réunion est un compte rendu ou un procès-verbal. Durant la réunion, on va désigner un rapporteur (assistant manager) qui va se charger d’établir un compte rendue à la fin de la réunion. Il pourra ensuite être distribué aux participants de la réunion pour qu’ils gardent une trace écrite qui résume le contenue de la