Connaitre son manager et s’adapter à son style

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Relevez toutes les facettes du rôle des assistant(e)s et délimitez leurs pouvoirs pour chacune d'elles. Vous présenterez votre analyse sous forme d'un tableau (rôles et sphères de pouvoir).

Profil des assistants (es)

Profil 1 : Jessica 30 ans, assistante d’un directeur d’une entreprise de communication. En tant que bras droit de mon manager, j’ai une priorité : lui faire gagner un temps précieux. Le matin, je commence par prendre connaissance des courriels et des messages téléphoniques qui lui sont adressés, je les trie et traite tous ceux qui rentrent dans mes attributions. Responsable de son agenda, je planifie ses RDV, effectue ses réservations de train, d’hôtel, de restaurant. Pour alléger son travail, je prépare des dossiers : avant toute rencontre de mon manager avec un responsable d’entreprise, j’effectue des recherches sur Internet concernant cette personne, l’activité de sa société, les campagnes de publicité réalisées, les événements mis en évidence sur le site de l’entreprise… j’assure, bien sûr, les tâches de secrétariat : rédaction de courriers, de notes, je gère les congés du personnel, j’organise des séminaires, des manifestations internes et des réunions. Il me faut donc être polyvalente, savoir gérer les priorités mais plus encore avoir de l’initiative afin de toujours chercher à améliorer la gestion du service et faciliter le quotidien de mon manager.

Profil 2 : Annie, assistante dans une industrie pharmaceutique de 250 salariés depuis plus de 30 ans.

J’ai vécu la révolution numérique qui a bouleversé mon métier : de la sténodactylo aux outils collaboratifs. Je tiens des agendas partagés, gère des plannings, relaie des informations, organises les réunions, les déplacements, les séminaires, les repas d’affaires et les visites des clients, accueille les visiteurs, prépare des dossiers, des ordres du jour, actualise des tableaux de bort, les organigrammes, les procédures de qualité, rédige des comptes rendus… en plus de ces taches habituelles, il ne faut pas oublier de faire remplacer les plantes vertes à l’accueil, de faire tailler les haies au printemps et de repérer la salle de réunion qui a besoin d’une rénovation. Si je passe beaucoup de temps devant mon ordinateur, ce n’est plus tant pour saisir du courrier que pour enregistrer des données dans l’outil de travail partagé par tous les collaborateurs. Ce qui est le plus épanouissant, c’est de parvenir à faciliter le quotidien de tous ; certes, j’ai l’avantage de connaitre tout le monde, mais encore faut-il avoir une oreille bienveillante et l’air disponible.

Profil 3 : Julien, 12 ans d’expérience au sein d’un groupe pétrolier

J’ai débuté comme assistant à la direction financière d’une filiale pendant 2 ans. Lorsque le groupe s’est séparé de cette filiale, j’ai été replacé à la direction financière du groupe, qui regroupe les opérations de Bourse, la salle des marchés et le Back-office. Après 5 ans, j’ai eu envie de bouger, une opportunité s’est présentée au sein du service Presse, dont l’effectif n’était que de 5 personnes (1 directrice, 3 attachés de presse et l’assistant). Durant cette période, sont intervenus les fusions et un problème important de pollution. Le service Presse était en première ligne et a dû essuyer colères et revendications. La plupart des appels aboutissaient chez nous. La patience et la diplomatie étaient donc de rigueur. J’assurais alors la diffusion quotidienne d’information à la presse, les visites des sites avec les élus locaux, les experts et les journalistes.

Après cette expérience, j’ai connu 2 autres mobilités : la première, pendant 2 ans, à la direction du recrutement et de l’insertion professionnelle où j’ai participé à l’organisation d’assessment centers dont l’objectif était de recruter une 100aine de jeunes Bac+2 sur des postes de techniciens d’exploitation, de logisticiens et de commerciaux afin qu’ils débutent leur formation dans les plus brefs délais. Actuellement, je suis à la direction de la mobilité et de l’expatriation en charge de faciliter l’installation des cadres dans leurs nouvelles fonctions au sein de nos filiales implantées aux 4 coins du monde.

Bien que mon parcours professionnel se soit déroulé dans le même groupe, j’ai cependant pu y découvrir des univers très différents avec la sensation chaque fois de commencer un nouveau métier.

Assistant

Rôle/Facette

Sphère de pouvoir

Qualités

Jessica

Annie

Julien