Rapport de stage. BTS de comptabilité.

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Les comptables ont la possibilité de travailler en réseau local, les données sont enregistrées uniquement sur leur ordinateur ; et chaque soir la sauvegarde est réalisée sur un disque. Mais ils travaillent essentiellement en réseau par l’intermédiaire d’un serveur équipé du système d’exploitation Windows Server 2003 pour permettre le partage des informations avec les autres collaborateurs.

Dans ce système, les données seront alors sauvegardées sur le disque dur du serveur qui est accouplé à un système de sauvegarde en temps réel. Le serveur est équipé d’un antivirus pour se protéger de toutes menaces via Internet (exemple : cheval de Troie). L’imprimante est installée en réseau pour être accessible depuis chaque ordinateur.

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Dans le cabinet comptable, chaque collaborateur possède un ordinateur et un téléphone. L’ordinateur dépend du serveur, qui est unique et qui relie tous les bureaux entre eux ce qui permet à chacun de pouvoir avoir accès à tous les dossiers, et constater leurs états d’avancement. Il y a aussi un pare-feu installé sur chaque poste permettant d’intercepter les virus encore plus vite sans passer par le serveur.

Le cabinet comptable utilise le logiciel ISACOMPTA du groupe ISAGRI. Celui-ci se décompose en plusieurs modules. ISAPRESTATAIRE qui permet d’élaborer la comptabilité des clients et d’avoir accès de la saisie comptable à l’édition des liasses fiscales et des comptes annuels. Le module ISACOMPTA qui est utilisé pour la comptabilité interne à la société (salaires des salariés), le module ISASOCIAL utilisé pour les salaires des salariés des clients

Toutes les informations d'un client, saisies sur le logiciel, sont disponibles pour tous les comptables de la société. Les dossiers clients disposent d'un "code dossier" qui est composé d'un chiffre à inscrire lors de l'ouverture du logiciel.

Le cabinet utilise également Internet pour se faire sa publicité ainsi que pour rendre des services aux clients qui peuvent saisir des choses sur leurs dossiers et donc permettre d’avancer les comptables sur leurs dossiers via leurs sites. Cette méthode est utilisée via ISANET.

Les opérations quotidiennes[pic 7]

Le tri des différentes pièces comptables :

Avant de saisir les opérations, il est obligatoire de les trier pour faciliter la saisie des écritures et la recherche des documents pour la rendre la plus rapide possible. Il est important de distinguer les différents documents (factures, bons de livraison, bons de commande…) car c’est à partir des factures qu’il faut saisir les écritures, et il est donc nécessaire de bien trier la totalité des documents comptables, pour ne pas enregistrer de mauvais documents.

La saisie :

Pour le journal d’achats, avant la saisie, il est important d’analyser la facture. En effet, je dois repérer les différents éléments nécessaires à l’écriture comptable concernée par cette pièce.

J’ai de suite pu constater une première particularité par rapport aux comptes fournisseurs puisque pour la saisie, le cabinet n’utilise pas les comptes 401… – Fournisseurs … que l’on utilise en cours. En effet, il préfère utiliser les comptes 900…, la raison en est simple : il souhaite, après avoir regroupé tous les fournisseurs dans un même compte, qu’un seul compte Fournisseurs (401) figure au bilan afin de l’alléger et pour plus de clarté.

Durant le stage, j’ai dû analyser précisément les factures de charges et leur contenu pour vérifier s’il y avait plusieurs comptes de charges à utiliser (différents types de produits, transports, emballages, fournitures…).

En ce qui concerne la TVA, les règles de déductibilité sont les mêmes que celles que l’on applique en cours. J’ai pu observer plusieurs factures qui n’indiquaient pas le montant de TVA : dans ce cas, elle n’est pas déductible et elle est à la charge de l’entreprise. Il m'est arrivé de faire un oubli par rapport au carburant en saisissant une facture : s’il s’agit d’un véhicule de tourisme fonctionnant à l’essence, la TVA n’est pas déductible mais s'il s'agit de gazole, l’entreprise peut récupérer 80% de la TVA, par contre s’il s’agit d’un véhicule de fonction, la TVA est entièrement déductible, je me suis donc corrigée par la suite.

- Par rapport au journal de ventes, l’utilisation des comptes pour les factures de ventes est très facile. En effet, le ou les comptes de produits (comptes de la classe 7) utilisés pour enregistrer les documents correspondent toujours à de la prestation de services donc 706... Et ils sont départagés entre des sous comptes pour connaitre les différents bureaux qui facturent leurs honoraires :

- 706100 : Beauvoir

- 706200 : Challans

- 706300 : Noirmoutier

Il est impératif de distinguer les différents taux de TVA appliqués sur les ventes que les clients effectuent, cela permet également de remplir la déclaration de TVA vu qu’elle différencie la TVA à 19.6% et la TVA à 20%. J’ai donc utilisé plusieurs comptes de TVA car certains devis étant signés en 2013, la société est obligée de facturer en fonction et ne peut donc pas mettre à jour les taux de TVA.

Concernant la saisie des opérations bancaires, elle se fait à partir des relevés de compte fournis par les banques (Crédit Maritime, Crédit Agricole, Crédit Mutuel et le CIO). Je les enregistre dans des journaux différents créés auparavant, ceci permet de les différencier et d’avoir un solde unique pour chaque banque. Avant de commencer à saisir, je dois d’abord vérifier si le solde précédent est identique à celui indiqué sur le relevé. Une fois la banque enregistrée, je dois aussi vérifier le solde final. S’il est différent, je compare les montants que je viens de passer avec le relevé bancaire. Je commence par regarder si le montant de mon erreur ne correspond pas à un montant de mouvement de la banque. Si ce n’est pas le cas, je vérifie si les montants totaux du débit et du crédit correspondent au relevé afin de savoir plus exactement où rechercher. J’ai commis quelques erreurs sur des inversions de chiffres ou des oublis car parfois je pensais que l’écriture ne correspondait pas à cette banque. J’ai appris en stage que la banque a toujours raison c’est-à-dire que, lorsqu’il y a une différence