Immobilisation, tenue et suivi des dossiers clients et fournisseurs

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Contrôle des factures clients ou fournisseurs

La facture étant la pièce justificative permettant la comptabilisation, son contrôle est primordial.

Il s’agit de :

- Vérifier la cohérence entre le bon de livraison (pour une vente) ou le bon de réception (pour un achat) en rapprochant les quantités commandées des quantités facturées

- Vérifier les conditions de règlement et le versement éventuel d’un acompte

La facture sera ainsi conforme ou non conforme et s’en suivra :

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III LES ELEMENTS PARTICULIERS DE LA FACTURE

Les réductions commerciales et financières

Les réductions commerciales

Ce sont des diminutions de prix liées à la transaction commerciale et pratiquées sur les factures. Elles se calculent de façon successive.

3 types de réductions commerciales :

- La remise : réduction liée à l’activité du client ou au montant de sa commande

- Le rabais : remise liée à un défaut de qualité du produit ou à un retard de livraison

- La ristourne : réduction accordée périodiquement au client (au trimestre ou à l’année) pour le remercier de sa fidélité.

En comptabilité, les réductions commerciales portées sur une facture ne s’enregistrent JAMAIS. La vente ou l’achat sont donc enregistrés pour leur montant net.

La réduction financière

C’est l’escompte de règlement. Elle est accordée au client pour paiement immédiat et n’a donc aucun aspect commercial.

L’escompte est dit conditionnel lorsque le client n’en bénéficie que sous réserve de payer sa dette avant une date précise.

Que l’escompte soit conditionnel ou non, l’entreprise est dispensée d’adresser à son client une facture d’avoir sous réserve d’avoir indiqué sur la facture de doit une mention précisant le cas de l’escompte : « escompte conditionnel » ou « escompte net de taxes ».

Le règlement définitif sera donc différent du montant TTC de la facture de doit.

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En comptabilité, l’escompte fait l’objet d’un enregistrement dans le compte 665 « Escomptes accordés » (=charge financière) ou dans le compte 765 « Escomptes obtenus » (=produit financier).

Les avances et acomptes

Ce sont des montants que li client eut être amené à verser avant la livraison de sa commande.

Avance : Somme que le fournisseur peut exiger de son client avant de commencer l’exécution de sa commande

Acompte : Somme versée par le client au fur et à mesure de l’avancement de la commande

L’avance ou l’acompte ne donne pas lieu à l’émission d’une facture d’avoir. Son montant viendra en diminution du total de la facture de doit.

Elle est enregistrée en 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commande » (chez le client)

Ou en 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commande » (chez le fournisseur)

Les frais accessoires

Ce sont les frais annexes à la vente comme les frais de transport ou les emballages.

Les frais de transport

Les frais de port apparaissent sur la facture pour un montant HT et sont comptabilisés distinctement dans un compte spécifique (7085 « Port et frais accessoires facturés »).

Le port peut être :

- Soit effectué par un sous-traitant (cas général) et refacturé par le fournisseur à son client au prix coûtant,

- Soit effectué par le vendeur avec ses propres moyens.

Les emballages

Les produits sont livrés aux clients dans des emballages qui peuvent être :

- Soit perdus : la valeur de ces emballages est intégrée au prix des marchandises vendues

- Soit récupérables : ex : caisses, palettes… : les emballages sont alors consignés et le client doit les retourner. On utilise alors le compte créditeur « 4196 – Clients, dettes pour emballages et matériels consignés ». Le client paye alors une somme qui lui est rendue lorsque l’emballage est restitué.