Contrôle interne

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Sophie Sirois assistante administrative Rédaction et correction, numérisation, gestion documentaire et matérielle, en collaboration avec toute l’équipe

Hugo Desrochers livreur En lien avec le magasinier, recevoir les bons de livraison, les marchandises et livrer avec attention

Simon Gravel livreur Même tâches que Hugo, connecté à Linda aussi.

Linda Wenworth magasinière (responsable de l’entrepôt) Recevoir les bons de commande, choisir les marchandises, rédiger le bon de livraison, charger le camion de livraison et décharger les camions des marchandises commandées.

Farida Kassam comptable En lien avec tout le monde, rédiger une copie écrite de toutes les transactions de ressources humaines (Feuille de temps, système de gestion de la paie, tableaux des absences, factures…), de gestion des opérations et stocks, écrire des états financiers et donner un compte rendu à la direction.

Félix Desjardins contrôleur Contrôle interne, fais le suivi des fraudes et réduit les risques, collabore avec le comptable et la direction, récupérer les documents de confirmation avec les organismes externes.

Maude Desjardins directrice générale Gestion des politiques, suivi du contrôle interne, régler les conflits, décider des formations, réunir l’équipe, licencier et recruter.

Vacances annuelles

- Les coûts et durées doivent être enregistrés dans le système comptable.

Rotation du personnel

- Retraite

- Licenciement (le moindre possible)

- Expansion

- Taux de rotation ne dépassant pas 6%

- La raison de la rotation doit être inscrite dans registre des employés et le salaire doit être le même selon le poste en rotation

Autres

- Aucun conflit d’intérêts

- Dossier toujours confidentiel

Comptabilité

Comptabilisation des opérations

Les opérations seront comptabilisées par une personne qui ne s’occupe pas de l’enregistrement des transactions, donc la comptable(Mme.Kassam). Les documents seront tous pré numéroté pour facilement les retrouver. La comptable devra :

- La comptable recevra la facture de vente

- Elle fera les comparaisons avec le bon de commande et vérifier l’exactitude arithmétique

- Vérification avec l’ordre de vente

- Vérification du bon de livraison

- Enregistrement au journal des ventes et aux journaux auxiliaires

États financiers mensuels

Tous les journaux ont les mêmes montants que ceux dans le grand livre général

Budgets

- Les budgets signés sont comparés aux années précédentes et

Logiciels comptables

Seulement les personnes autorisées auront accès au logiciel comptable soit : M. Desjardins, Mme Desjardins et Mme.Kassam. Ils auront un code d’accès pour accéder à ceux-ci.

Inventaire permanent

Le fait de ne pas ajuster le stock comptable avant l’inventaire annuel augmente le risque que des marchandises soient incluses par erreur dans le solde du compte aux états financiers. Donc, un inventaire permanent serait à prioriser pour garder un bon contrôle sur la marchandise.

Petite caisse à-fonds fixes

Une petite caisse à fond fixe de 200$ pourrait être instaurée pour prévenir les débours frauduleux ou les erreurs. Une pièce justificative devrait être fournie pour les débours.

Les pièces justificatives seront pré numérotées et devront être approuvées par M. Desjardins qui devra les initiales. Elles seront ensuite envoyées à la comptabilité.

La petite caisse sera comptée par le contrôleur en présence d’une autre personne (le caissier) qui devra approuver ses initiales sur le rapport.

Rapprochement bancaire

S’assurer que les montants sur la confirmation bancaire correspondent aux montants du relevé bancaire, du grand livre général et des listes de chèques et dépôts en circulation.

Additionner tous ces montants et les valider, authentifier et approuver par Maude Desjardins.

Retracer les soldes d’ouvertures dans l’état de rapprochement bancaire

Analyser les dates des transactions sur les chèques, factures, les etc.

Établissement des limites de crédit (clients)

Le contrôleur (M. Desjardins) et/ou la comptable s’occuperont des vérifications.

Vérifier l'historique de crédit du client auprès de ses fournisseurs

Déterminer la limite de crédit et les conditions de paiement et inscrire ces informations sur un formulaire.

L’établissement se fera selon l’âge de compte des clients

Selon le montant et la solvabilité du client.

Doit être autorisé par Maude et Félix Desjardins.

Dépôts à la banque Les dépôts bancaires des recettes devra être fait par M. Desjardins il devra :

- Préparer le dépôt et inscrire, et signer, les montants déposés sur une liste de suivis des dépôts.

- Les dépôts des ventes au comptant se feront par …

- Les dépôts des chèques se feront par …

- Les dépôts de paie se feront par …

Signature des chèques

La signature des chèques