BTS Assistant de Manager - Session 2013

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OBJECTIFS POURSUIVIS

- S’assurer de l’exécution des formations pour lesquelles un financement a été demandé

- Contrôler un organisme de formation

- Demander le remboursement si une fraude est détectée

- Continuer le financement des formations des chefs d'entreprises artisanales si le stage contrôlé a bien été effectué

-Sensibiliser les stagiaires contrôlés sur les risques encourus en cas de fraude (responsabilité légale et pénale engagée)

METHODOLOGIE

Ma mission s’est déroulée en 3 étapes :

- Préparation

- Chercher les stages prévus le 30 octobre 2014 en région Ile de France et les regrouper selon leurs situations géographiques

- Utilisation de l’outil clikview

- Navigation sur le système d’information

- Calculer les distances entre chaque organisme et évaluer le temps et les frais de déplacement :

- Utiliser de sites internet

- Estimer des frais prévisionnels (tickets de métro, taxi, déjeuner)

- Remplir une « fiche de sortie » indiquant ces dépenses prévisionnelles, la faire signer à la directrice générale (incluant l’autorisation de sortie) puis la présenter au service comptabilité pour obtenir les fonds nécessaires au déplacement

- Remplir le tableau de suivi de formation

- Contrôle

- Contrôle sur place : (extrait du rapport de contrôle)

« COMMENTAIRES :

Visite le 30 Octobre 2014, nous nous sommes présentés à l’adresse du stage. La personne représentant le centre de formation nous a informés que la théorie se déroulait à Argenteuil et la pratique à Frémécourt (95 également).

La convention de formation stipule bien les deux villes.

Nous avons rappelé au centre la nécessité d’indiquer les lieux de formation en dissociant la pratique de la théorie si elle se déroule dans différentes villes.

Rappel de procédure à adresser à l’organisme de formation »

- Suivi

Post contrôle : j’ai également été amenée à participer à la rédaction du rapport de contrôle sur place (qui selon les résultats est transmis auprès des services de contrôle de l’Etat)

Participer à la rédaction du courrier de rappel des obligations et des modalités d’exécution de procédures à respecter pour la prise en charge financière des actions de formation

MOYENS MIS EN OEUVRE

Humains :

- Entretien avec responsable du contrôle pour déterminer les besoins

Matériels :

- Internet et Google pour recherche d'itinéraire

- Word pour faire la fiche de suivi

- Excel pour mettre à jour le tableau des contrôles et le budget

RESULTATS OBTENUS

L'organisme contrôlé a bien dispensé la formation à ses stagiaires. Il n'y aura donc pas de demande de remboursement.

1) Ce que vous a apporté l'action en termes de compétences et de qualités professionnelles

Cette action m'a permis de connaître davantage son fonctionnement et ses procédures.

J'ai également développé des qualités de recherche d'information, en utilisant différents sites internet.

2) Votre contribution pour l'entreprise

J'ai su planifier le déplacement du manager qui manquait de temps pour organiser cette mission.