ADM3005, la Banque du Nord

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de l’ordinateur,

- une peur de ne plus avoir de discussion amicale au bureau,

- la peur du directeur face au coût d’une telle informatisation,

Il ne faudrait pas non plus perdre de vue que c’est une petite succursale bancaire avec peu de moyen ayant une clientèle captive et le fait que si il y a ‘statu quo’ il s’ensuivra fort possiblement une perte de clientèle.

Il serait sans doute bon de déterminer et de noter les limites possibles afin d’être en mesure d’évaluer les différentes solutions donc, notre priorité sera de réduire le temps de traitement des demandes, de standardiser les questions posées aux clients et de mettre sur pied une banque de donnée universelle tout en rassurant les employés et la direction sur les différentes craintes qu’ils peuvent avoir.

Élaboration des solutions et recommandations

Le principal problème est un temps de traitement trop long. Afin de remédier à ce problème, je propose et recommande les solutions suivantes :

- Mettre sur pied une base de données où on retrouvera les différentes données concernant les clients. Ceci aura pour avantage de ne pas avoir à ce déplacer pour trouver l’information. L’information sera disponible sur demande et aucun temps de recherche ne sera nécessaire. Ceci évitera les erreurs de classement qu’on retrouve présentement avec la documentation papier. Autre avantage de cette solution est que l’information de base sera disponible et l’information pourra être imprimé sur demande sur chaque formulaire ce qui évitera de toujours retranscrire les données à chaque fois.

- Standardiser les données de base afin que le dossier client soit complété lors de l’entrevue et qu’aucune question ne soit sans réponse.

- Instaurer un système de signature électronique afin que lorsque les conseillers ont terminé leur analyse et que le dossier est prêt, le dossier soit transmis électroniquement au responsable des autorisations et que l’acceptation soit fait électroniquement. Ceci évitera que le dossier se perde sur un bureau et qu’il soit oublié.

Pour ce qui est des problèmes secondaires, il faudra;

- prendre le temps d’expliquer aux employés que personne ne perdra son emploi, que le fait d’informatiser certaines tâches ne rendra personne esclave de la machine et que le travail journalier ne sera en aucune façon perturbé.

- évaluer les coûts d’une telle informatisation et faire la preuve qu’à court, moyen et long terme ce changement sera rentable.

La planification et l’implantation des mesures

Voici l’ordre à suivre dans l’implantation des étapes de la solution;

- mettre sur pied la base de données, définir qu’elles seront les informations jugées nécessaire par l’ensemble des intervenants à partir des résultats escomptés. Il faudra donc consulter tous les employés concernés

- concevoir l’interface utilisateur-conseiller afin qu’il soit convivial et facile à utiliser et qu’on y retrouve toute l’information requise

- concevoir l’interface utilisateur-responsable où on pourra retrouver l’information relative à l’acceptation du dossier

- faire l’achat des ordinateurs et du matériel nécessaire et les distribuer

- migrer les documents papiers vers le support informatique

- former les utilisateurs aux différents nouveaux outils informatiques

- période de mise à l’essai où les documents papiers chevaucheront l’informatique pour un temps déterminé

- voir les différents problèmes des interfaces et de la base de données et les régler

La personne ressource dans ce dossier sera madame Sylvie Trudel, responsable des autorisations de prêt. Par contre, monsieur Ghislain Thériault pourra délivrer les autorisations nécessaires à l’implantation du support informatique.

L’évaluation et le contrôle en vue d’obtenir une rétroaction sur les conséquences de l’implantation se feront hebdomadairement vu l’importance du nombre de transaction complété au niveau des demandes