Positionner son travail d'assistant

...

-Mise en circulation interne des magazines professionnels.

-Rédaction de fiches de poste pour les nouveaux salariés.

-Mise à jour du tableau de suivi des entretiens annuels d’évaluation.

- De communications :

-Diffusion en interne et classement des comptes rendu des réunions du comité d’entreprise.

-Diffusion par courriels des tracts syndicaux à l’équipe de direction.

-Diffusion aux acteurs concernés des convocations aux réunions des délégués du personnel et des réunions paritaire de négociation.

Compétences requises

- Connaissances théoriques, bac+2

- Compétences techniques ou méthodologique :

- Bon niveau de langue.

- Maitriser les TIC

- Avoir une expression écrite et orale de qualité

- Savoir rechercher et synthétiser les informations.

- Déceler les urgences et les priorités.

- Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier.

- Gérer son stress.

- Compétences comportementales :

- Organisation, rigueur, discrétion, patience.

- Curiosité personnelle, autonomie, disponibilité, réactivité…

3. Apprécier les enjeux, les contraintes et les priorités.

Enjeux, contraintes et priorités

14 octobre 2015

Les tâches à réaliser.

Contraintes.

Priorités.

Envoi des lettres recommandées avec accusé de réception des courriers donnés par son manager

Temporelle

Financier

Prioritaire. N°1

Mise en circuit interne des magazines professionnels

Utilisation de pas mal de temps car il y a 2 hebdomadaires et un mensuel

Temporelle et matérielle

Pas prioritaire. N°6

Création et suivi du tableau de bord des recrutements en cours et à venir

Temporelle et matérielle

Plutôt urgent, il faut qu’il soit fait rapidement pour les entretiens en cours. N°7

Convocation pour les entretiens de recrutement avec son manager et elle-même

-Appeler chacun des candidats, un par un.

-Travail fastidieux (21 candidats)

Temporelle et matérielle

Important : entretien du mois. N°2

Débriefing avec son manager sur les entretiens de recrutement

Temporelle

Pas urgent, faire d’abord les entretiens. N°3

Rédaction des fiches comptes rendus d’entretien afin de permettre un débriefing entre la direction et les opérationnels

Temporelle

Matérielle

A faire après le débriefing avec le manager. N°12

Rédaction des fiches de poste

-Se renseigner sur chaque poste

-Consulter les opérationnels qui détiennent l’expertise sur les postes concernés

Temporelle et matérielle

A faire avant de recevoir les personnes entrantes dans l’entreprise N°4

Convocation des personnes entrantes dans l’entreprise pour signature des contrats et réception des dossiers administratifs nécessaires à leur enregistrement dans le système de paie de l’entreprise

-Appeler chacune des personnes

-Préparer les contrats

-Organiser tous les dossiers de chacun des candidats

-Enregistrer les candidats dans le système

Temporelle et matérielle

A faire après la convocation des candidats N°5

Diffusion en interne et classement des comptes rendus des réunions des instances de représentation du personnel

Cerner à qui donner ses comptes rendus

Temporelle

N°8

Diffusion par courriels des tracts syndicaux à l’équipe de direction

Temporelle et matérielle

Pas très urgent

N°10

Diffusion aux acteurs concernés des convocations aux réunions des instances représentatives du personnel et des réunions paritaires de négociation

Créer les convocations et les diffuser à tout le personnel.

Temporelle et matérielle.

A faire en amont de cette réunion

N°11

Mise à jour du tableau de suivi des entretiens annuels d’évaluation

-Beaucoup de temps car beaucoup de personnel

-Recevoir tout le personnel

Temporelle